També trobarà informació a la pàgina de manuals i videotutorials, al blog de QFACWIN i als fòrums.
Preguntes freqüents
Aquí trobarà resposta als dubtes i preguntes més freqüents sobre el programa de gestió QFACWIN.
- Com canviar el programa d'ordinador o recuperar còpies
- Com actualitzar el programa
- Com activar magatzems i el control d'estoc
- Com crear un llistat configurable
- Com crear una remesa de rebuts
- Impressió de tiquets
- Com importar línies de detall en CSV compres i vendes
- Com utilitzar la conversió d'unitats de proveïdor
Canviar el programa d'ordinador o recuperar còpies
- Per canviar el programa a un nou ordinador segueixi les instruccions des del punt 1.
- Per recuperar una còpia de seguretat en un ordinador que ja tenia instal·lat QFACWIN al que s'ha formatat o canviat el disc, comenci en el punt 2.
- Per recuperar una còpia de seguretat en un ordinador que ja tenia instal·lat QFACWIN i no s'ha formatat ni canviat el disc, comenci en el punt 3. En aquest cas, ha de substituir la carpeta QFACWIN per la de la còpia.
Amb una còpia de seguretat feta des del menú Utilitats-> Còpies de seguretat del programa:
- Fer una còpia del programa (utilitats-> Còpies de seguretat). Posar la còpia en algun dispositiu extern (pen drive, cd, dvd, disc extern,...)
- Instal·lar de nou QFACWIN (es pot descarregar de https://www.qfacwin.com/facturq.exe ). Per defecte s'instal·la a c/Arxius de programa.
- Crear una carpeta de treball. Posar en aquesta carpeta la còpia de QFACWIN i descomprimir-la fent doble clic. Això crearà una carpeta al costat de l'arxiu de la còpia, que conté tot el programa tal com estava en el moment de la còpia.
- Substituir la carpeta QFACWIN de la nova instal·lació (buida, sense dades) per la carpeta QFACWIN que s'ha copiat (amb les dades): És aconsellable renombrar la carpeta QFACWIN amb el programa buit com a xQFACWIN i pegar la carpeta QFACWIN amb les dades en la mateixa ubicació de manera que tinguem les dues carpetes QFACWIN (amb les dades) i xQFACWIN (instal·lació buida).
- La primera vegada que s'executa el programa després de descomprimir la còpia, aquest farà de manera automàtica una optimització de dades i al final apareixerà una finestra informant que el procés d'optimització s'ha efectuat correctament. El programa quedarà tancat. Entrar al programa i comprovar que tot funciona correctament.
- Esborrar la carpeta xQFACWIN (instal·lació buida) i la carpeta de treball amb tot el que tenen dins.
Sense còpia de seguretat (accés a la carpeta que conté el programa):
- Copiar directament tota la carpeta QFACWIN (per defecte a c/Arxius de programa). Posar la còpia en algun dispositiu extern (pen drive, cd, dvd, disc extern,...).
- Instal·lar de nou QFACWIN (es pot descarregar de https://www.qfacwin.com/facturq.exe ). Per defecte s'instal·la a c/Arxius de programa.
- Substituir la carpeta QFACWIN de la nova instal·lació (buida, sense dades) per la carpeta QFACWIN que s'ha copiat (amb les dades): És aconsellable renombrar la carpeta QFACWIN amb el programa buit com a xQFACWIN i pegar la carpeta QFACWIN amb les dades en la mateixa ubicació de manera que tinguem les dues carpetes QFACWIN (amb les dades) i xQFACWIN (instal·lació buida).
- Entrar al programa i comprovar que tot funciona correctament.
- Esborrar la carpeta xQFACWIN (instal·lació buida) i la carpeta de treball amb tot el que tenen dins.
En algunes configuracions de Windows 7 i 10, un cop instal·lat cal donar privilegis d'administrador al programa. Si no, no s'executa. Normalment és suficient amb indicar a propietats de l'arxiu qfac2000.exe que s'executi com a administrador. En algunes configuracions de 7 no és suficient i cal donar més permisos d'accés. En el següent enllaç del nostre fòrum trobarà més informació sobre com donar permisos d'administrador: https://www.qsoftnet.com/foro/viewtopic.php?t=535
Com actualitzar el programa
- Comprovar si hi ha actualitzacions recents des de QFACWIN: Menú principal
-> Utilitats -> Actualitzacions del programa. Si el programa
comprova que hi ha una versió posterior a la instal·lada, avisa
i pregunta si vol actualitzar-lo.
- Una vegada descarregat, es procedeix a l'actualització. És
imprescindible que no hi hagi ningú utilitzant el programa per a la seva correcta
actualització.
- El programa d'actualització verifica
si hi ha suficient espai en el disc per fer una còpia de seguretat
del programa i la farà a la carpeta que es mostra a la pantalla d'actualització. Pot indicar una altra carpeta per a la còpia abans d'iniciar el procés.
- Una vegada feta la còpia s'actualitzaran les dades i el programa a la nova versió.
Per actualitzar una versió anterior a la 9.11, haurà de fer-ho manualment mitjançant el programa d'actualització que trobarà al nostre web: https://www.qsoftnet.com/actualizar-software-de-gestion.php
IMPORTANT - NOTA D'ACTUALITZACIÓ PER A VERSIONS ANTERIORS A LA 14.20: Abans d'actualitzar, si la vostra versió és anterior a la 14.20, heu de descarregar i instal·lar el motor de base de dades Firebird en tots els ordinadors, deixant els paràmetres d'instal·lació que venen per defecte: |
Com activar els magatzems i el control d'estoc
Perquè les opcions de Magatzem s'activin i es faci el control d'estoc automàtic, ha d'estar marcada la casella de Control d'estoc a l'empresa (Menú principal -> Empresa -> Manteniment -> Afegir o Modificar -> pestanya de Dades Empresa). El programa permet controlar diversos magatzems dins de cada empresa. Per poder treballar amb diferents magatzems, cal afegir-los a l'arxiu de magatzems. El càlcul d'estoc és automàtic i opera de la següent manera:
- Als Moviments de magatzem s'introdueixen els moviments manualment: estoc inicial, regularitzacions, merma, etc. Les unitats positives sumen a l'estoc, les negatives resten de l'estoc. Les composicions d'articles (si n'hi ha) no es tenen en compte en introduir moviments de magatzem.
- Els articles introduïts en compres i despeses o en albarans de proveïdors, sumen automàticament a l'estoc del magatzem corresponent.
- Els articles venuts introduïts en albarans i factures a clients es descompten automàticament de l'estoc del magatzem corresponent.
A la fitxa de l'article pot determinar quins articles porten estoc marcant o desmarcant el camp controlar estoc. Per exemple, per a l'article "hores de servei tècnic" no portarem control d'estoc. També pot incidir en la manera com es sumen o resten les unitats mitjançant les composicions d'articles.
L'opció de Recalcular estoc (Menú principal -> Utilitats -> Recalcular estoc), recalcula de nou l'estoc de l'empresa i de tots els seus magatzems tenint en compte: moviments de magatzem, albarans i factures de compra i albarans i factures de venda. Executeu aquesta opció si feu canvis que afectin el control d'estoc (canviar el tipus de control en els articles, activar el control en una empresa que ja conté moviments de compres o vendes o quan el programa finalitzi anòmalament).
Podrem consultar l'estoc des de la fitxa de cada article, des dels llistats d'inventari o des dels llistats configurables que, a més de poder-los dissenyar a mida, tenen sortida a word o a excel.
Si s'utilitzen lots i/o caducitats pot incorporar-se el mòdul de control d'estoc per lots i caducitats.
Com crear un llistat configurable
Per configurar un llistat a mida, vagi a: Menú principal -> Llistats -> Llistats configurables i segueixi els següents passos:
- Prem el botó Nou per crear un llistat.
- Selecciona l'arxiu que contingui les dades que vulguis llistar (fent doble clic sobre el camp o prement el botó Seleccionar) i fes clic al botó Següent.
- Selecciona les empreses de les quals vulguis usar dades per al llistat. Si no en tries cap, el llistat es confeccionarà amb les dades de la que estigui oberta. Fes clic al botó Següent.
- Selecciona les dades que vulguis visualitzar en el llistat (nº factura, proveïdor, import, data de factura, data de pagament..., les que necessitis). A la pantalla de la dreta veuràs l'ordre dels camps seleccionats, tal com es visualitzaran en el llistat (l'ordre de les columnes). Per moure'ls, hauràs de canviar el número de la columna Posició. Un cop configurats els camps i l'ordre, fes clic al botó Següent.
- En aquesta pantalla has de crear el filtre de les dades del llistat. Si, per exemple, vols filtrar per dates (fent doble clic sobre el camp o prement el botó Filtre). S'obrirà una finestra on hauràs d'especificar entre quines dates vols el llistat (si el vols d'un dia, posa la mateixa data a les 2 caselles). Amb els botons de cerca, selecciona els valors màxims i mínims per al llistat.
- A la següent pantalla marca l'ordre del llistat: alfabètic per proveïdors o clients, per imports de major a menor (o a l'inrevés), per dates, etc.
- A la següent pantalla, pots configurar el llistat agrupant o totalitzant els registres.
- A l'última pantalla, es nomena i selecciona el format de sortida del llistat. És molt interessant la sortida en format word, ja que permet configurar la plantilla del llistat amb el Word, amb totes les possibilitats que comporta i guardar-la, de manera que sempre que s'executi aquest llistat, s'obrirà el word, amb la plantilla creada i les dades del llistat filtrat per la data que es desitgi.
Un cop creat i guardat el llistat, podràs executar-lo sempre que ho desitgis, sense haver de configurar-lo de nou. En prémer el botó executar, s'obrirà directament la pantalla del filtre del llistat. Només hauràs de posar els valors màxims i mínims del filtrat i prémer el botó Generar.
Com crear una remesa de rebuts
- Seleccionar l'opció Remeses de Rebuts (Menú principal -> Arxius -> Remeses de Rebuts). Des de la pantalla de manteniment de remeses, premi el botó afegir. En entrar a fer la remesa, ha d'assignar el codi del compte on s'han d'ingressar els rebuts (si no el té creat, pot fer-ho directament anant al manteniment de comptes prement el botó de cerca o per Menú principal -> Arxius -> Comptes bancàries).
- Quan premi el botó afegir de la remesa, es numera la remesa i s'obre una pantalla que permet buscar els rebuts pendents (en prémer el botó Buscar rebuts, es visualitzen tots els que tinguin la data de cobrament en blanc), seleccionar-los i afegir-los a la remesa. Un cop seleccionats tots els rebuts que vulgui cobrar, premi el botó confirmar.
- En confirmar la remesa es genera automàticament l'arxiu bancari i s'actualitzen els rebuts a cobrats. A partir de l'1 de febrer del 2016 només es podran utilitzar les normes CORE, COR1 o B2B. Les normes anteriors ja no són vigents i només es mantenen a efectes d'arxiu històric de remeses. Aquest arxiu, pot enviar-se directament per internet (consulti amb la seva entitat quins serveis tenen per fer-ho).
Impressió de tiquets
Per imprimir tiquets en QFACWIN, faci el següent:
- Creï un format de tiquets o utilitzi un dels existents. Els formats de tiquets són formats de factures en la configuració del paper dels quals s'indica que és un tiquet i la mida que té. Per crear un format de tiquets vagi a Configurar -> dissenyar factures -> Format nou.
- Al menú paper ha de marcar el camp tiquet i establir l'amplada i els marges del tiquet.
- El tipus de paper variarà en funció de la seva impressora de tiquets. Seleccioni primer paper personalitzat, posi l'amplada en mil·límetres, guardi la configuració i faci una prova. Si la impressió no surt correctament, seleccioni el tipus de paper per defecte (impressora).
- Al menú paper ha de marcar el camp tiquet i establir l'amplada i els marges del tiquet.
- Vagi a Configurar -> Preferències -> Pestanya configuració. En Funcions TPV seleccioni la Impressora de tiquets. Premi Acceptar per guardar la configuració.
- Si vol portar una numeració dels tiquets independent, creï una sèrie de factures per a tiquet (per exemple la T-) a Empresa -> Manteniment -> Modificar en la pestanya preferències posi en el camp Nova sèrie: T- i premi el botó crear sèrie.
- Creï un client per a les vendes de comptat. A la pestanya de Facturació assigni-li, en el camp Format de Factures, el format de tiquets que vulgui utilitzar. Si va a utilitzar una sèrie per als tiquets, marqui el camp utilitzar sèrie i seleccioni la sèrie T- (o la que prefereixi). Guardi el client.
D'aquesta manera, quan faci una factura de comptat utilitzant aquest client, el programa detectarà que la impressió es realitza amb un format de tiquet i seleccionarà automàticament la impressora de tiquets abans d'imprimir.
Importació i exportació de línies de detall amb CSV en compres i vendes
Exemple de CSV per importar (serveix per a compres i vendes). La primera línia conté els noms interns dels camps perquè el programa sàpiga què hi ha en cada columna:
- QUANT: unitats
- CCODIART: codi de l'article
- CDESCRI: descripció
- NPREU: preu unitari
- XDTEA: % descompte
Si es treballa amb propietats cal afegir les tres columnes de propietats:
- CCODIVAL1: codi valor propietat 1
- CCODIVAL2: codi valor propietat 2
- CCODIVAL3: codi valor propietat 3
En importar, el programa manté les dades del CSV: descripció, preu i descompte. Si alguna d'aquestes columnes no existeix en el CSV, llavors ho pren de l'article.
Si es treballa amb codis de barres, és possible omplir les línies únicament amb els camps corresponents a unitats i codi de barres:
- QUANT: unitats
- CCODBAR: codi de barres de l'article
Per exportar les línies de detall ja introduïdes, en consultes, altes o modificacions, només cal seleccionar l'opció Exportar CSV en prémer el botó dret del ratolí sobre la graella del detall i guardar l'arxiu.
Conversió d'unitats de venda del proveïdor
Quan els nostres proveïdors tenen diferents embalatges o presentacions dels articles que difereixen de les nostres unitats de venda podem definir aquí les equivalències perquè el programa faci la conversió. S'activa a Configurar-> Preferències -> Pestanya facturació marcant la casella Aplicar conversió d'unitats de proveïdors.
Per exemple: En una papereria es venen sobres solts. L'article és 1 sobre. No obstant això, el proveïdor A els ven en caixes de 500, el proveïdor B en faixos de 100 i el proveïdor C els ven per unitats. Definint les unitats de compra i les descripcions del proveïdor, el programa farà la conversió.
Unitats proveïdor: Defineix l'embalatge del proveïdor en relació amb la nostra unitat de venda (factor de conversió d'unitats). En el cas dels sobres del proveïdor A seria 500, en el proveïdor B seria 100 i en el proveïdor C seria 1.
Descripció proveïdor: És la descripció que s'utilitza (si existeix) en els documents del proveïdor (comandes, albarans i factures de compra). En l'exemple seria:
- Proveïdor A: Caixa de 500 sobres
- Proveïdor B: Feix de 100 sobres
- Proveïdor C: la podem deixar en blanc ja que coincideix amb la nostra descripció de l'article (1 sobre)
El primer avantatge d'aquest sistema l'obtenim en la mateixa graella de dades de l'article: el programa calcula els preus reals de compra tenint en compte el preu de compra, els descomptes i les unitats de cada proveïdor presentant el preu unitari en cadascun d'ells i possibilitant la comparativa de preus a simple vista.
Si està activat Aplicar conversió d'unitats de proveïdors, en comandes, albarans i factures de compra, es calcula l'equivalència de les unitats del document multiplicant-les per l'equivalència de les unitats de proveïdor i ho mostra en dues columnes de detall.
En el cas d'una comanda de dues caixes de 500 sobres, les unitats de la comanda serien 2, el factor de conversió 500 i les unitats de l'article (sobres) 1000.
El preu de darrera compra, el preu mitjà de compra i l'estoc es calculen en base a les unitats de compra de l'article (1000).
Al imprimir els documents de compra i al descomptar de comanda s'utilitzen les unitats del proveïdor.