Manteniment d'arxius

Les pantalles de manteniment, en les quals es mostren els registres de l'arxiu, tenen moltes prestacions pel que fa a opcions de configuració i cerca.

Videotutorial:Manteniment d'arxius

Mitjançant el MANTENIMENT D'ARXIUS es pot afegir, duplicar, esborrar, modificar i consultar les dades en els arxius de l'aplicació (clients, factures de compra o venda, proveïdors, etc.).
El manteniment d'arxius consta de dues pantalles: la pantalla de manteniment i la de detall del registre. La pantalla de manteniment permet configurar camps i filtres adaptant-se a les necessitats de cada tipus de negoci agilitzant l'accés als registres.

Pantalla de manteniment:

La pantalla de manteniment consta de:
- un menú que conté totes les opcions disponibles per a l'arxiu en qüestió,
- una barra d'eines amb les opcions més usuals,
- els controls per localitzar i filtrar dades i
- la graella de dades on es mostren els registres de l'arxiu.
Totes les dades de la graella de dades i la seva ordenació són configurables per l'usuari.

Les opcions generals de manteniment són:

Afegir: Afegeix un registre nou a l'arxiu. Fes clic al botó Afegir o bé prem Alt+A.

Duplicar: Fa una còpia exacta d'un registre existent. Duplica tots els camps de l'arxiu excepte el codi (que en cap cas es pot duplicar). Es visualitzarà la finestra de detall del registre on es podrà modificar. És molt útil quan s'afegeixen registres amb dades que es repeteixen (per exemple articles en què només varia la referència, factures de compres i despeses en què només canvia la data i el preu, clients que canvien el nom o el tipus de societat, etc).

Esborrar: Esborra el registre actual (el ressaltat a la finestra de registres). Situa't en el registre a esborrar i fes clic al botó Esborrar o bé prem Alt+B. Una altra manera d'esborrar un registre és prement la tecla suprimir a la graella de dades.
Nota: Abans d'esborrar un registre, el programa comprova les relacions amb altres arxius. Per exemple, no es permetrà esborrar un client si a l'arxiu de factures existeixen factures d'aquest client. En el manteniment de factures no existeix aquesta opció, només es poden anul·lar afegint una factura rectificativa.

Modificar: Permet modificar les dades del registre actual. Situa't en el registre a modificar i fes clic al botó Modificar o bé prem Alt+M. Es visualitzarà la finestra de detall del registre on podrem modificar-lo. En el cas de les factures, només es podran modificar aquelles que encara no hagin estat emeses (impreses en paper o PDF).

Consultar: Mostra les dades del registre actual. Situa't en el registre a consultar i fes clic al botó Consultar o bé prem Alt+M o fes doble clic sobre el registre a consultar. En el cas de clients i proveïdors aquest botó es diu Suite ja que accedeix a la suite del client en la qual, a més de les dades del client, podem accedir a tots els seus documents (pressupostos, comandes, albarans, factures, rebuts), a l'agenda del client i a les estadístiques.

Sortir: Surt del manteniment. Fes clic al botó Sortir o bé prem Alt+S, o la tecla Esc.

Inici: Marca (ressalta) el registre de l'inici de l'arxiu.

Final: Marca el registre del final de l'arxiu, seguint l'ordre pel qual tinguem ordenat l'arxiu.

XLS: Exporta la graella de dades a Microsoft Excel generant un arxiu XLS amb el contingut actual de la graella de dades. Si s'han filtrat les dades de la graella, s'exportaran les dades filtrades.
El programa demana el nom amb el qual volem guardar l'arxiu, el genera i l'obre en Excel o en el programa que tinguem per obrir aquest tipus d'arxius. Al menú Llistar també apareix l'opció de guardar com rtf.

Ordre de visualització dels registres:

Els registres es visualitzen en la graella ordenats en l'ordre definit en el control Ordenat per. Canviant la selecció d'aquest control es canvia l'ordre de visualització dels registres en la graella, mantenint com a referència el registre actual (el ressaltat).

També es poden ordenar per qualsevol dels títols de les columnes de la graella fent clic sobre ells. La primera vegada que es fa clic s'ordena de manera ascendent i al tornar a fer clic l'ordre és descendent.

Cercar registres paginant:

Es pot localitzar un registre paginant la graella de registres utilitzant els controls de paginació amb el ratolí, o prement les tecles de paginació (fletxa amunt, fletxa avall, AvPag, RePag, Ctrl + Inici, Ctrl + Fi) fins situar-nos en el registre desitjat.

Cercar registres per una clau d'accés:

Per localitzar un registre per la seva clau s'ha de situar en el control Buscar i teclejar el valor a buscar. El programa es posiciona sobre el registre que té el valor clau teclejat o el valor superior més proper si no existeix el teclejat.

Si el camp de cerca és numèric o alfanumèric, el programa realitzarà la cerca cada vegada que es prem una tecla de la clau. Exemple: si es busca el nom PEREZ, en prémer la lletra P, el programa posiciona el primer registre que comenci amb la lletra P, en prémer la E el primer registre que comenci amb PE i així successivament.

Si el camp de cerca és de tipus data o import, el programa espera que es teclegi la data o l'import sencer i després realitza la cerca.

La cerca es realitza pel camp seleccionat en Ordenat per..

Exemple: si tenim l'arxiu ordenat per codi, el programa buscarà per codi, si el tenim per nom, el programa buscarà alfabèticament per nom.

Cercar registres Utilitzant filtres:

Per refinar la cerca es poden establir filtres perquè només es visualitzin els registres que tinguin un valor determinat. Els filtres són una forma de cerca molt potent per trobar els registres que vulguem.

Es pot filtrar l'arxiu per qualsevol de les columnes de la graella i pels criteris preestablerts que porta el programa per a cada arxiu. Si desitja filtrar per algun camp que no es mostra a la graella de dades, n'hi ha prou amb configurar-la i afegir aquest camp perquè s'inclogui en les opcions de filtrat. Per aplicar el filtre seleccioneu el filtre del desplegable, indiqueu el criteri de filtrat i premeu el botó Aplicar filtre. Es poden cercar camps en blanc (sense dades) deixant en blanc el camp del filtre i per "igual a" posant = a l'inici. Per exemple =A-123 mostrarà només el que sigui igual a A-123 (no mostrarà A-1234 ni BA-123).

Si desitja aplicar un nou filtre sobre els resultats ja filtrats, seleccioneu-lo i premeu el botó Afegir filtre. Els filtres es van acumulant i es mostren a la barra d'estat inferior. Fent doble clic a la barra d'estat es mostra la descripció del filtre actual. Amb el botó Eliminar filtres s'eliminen els filtres establerts i es mostren tots els registres de la graella de dades.

Un cop filtrades les dades també es pot localitzar un registre per la clau d'accés al control Buscar. El procés es realitzarà únicament entre els registres prèviament filtrats.

Els filtres de camps del tipus caràcter s'estableixen per subcadenes o porcions del valor introduït. És a dir, es filtren aquells registres el camp dels quals inclogui el filtre indicat ja sigui a l'inici, al mig o al final.
Per exemple si cerquem S.L. Ens apareixen totes les factures el nom del client de les quals contingui S.L.

Els filtres de camps Numèrics i de data poden incloure operadors per filtrar els registres el camp dels quals sigui igual, més gran o més petit que el valor establert (=, <,>, <= i >=).
Per exemple: Si seleccionem el filtre per forma de pagament que és un camp numèric, si en filtre posem >= 2 ens mostra només les factures amb forma de pagament més gran o igual que 2.
En el cas de dates, el programa no es posiciona fins que hàgim acabat d'introduir la data completa de 10 caràcters dd/mm/aaaa. Seleccionem el filtre per data de factura i en filtre posem > 28/06/2009 ens mostra només les factures que tenen la data més gran que la indicada.

Per als camps amb valors lògics els valors de filtre són S quan està marcat (veritable) i N per als desmarcats (fals).

Als filtres preestablerts pel programa, s'afegeixen a la graella els camps de cerca si no es mostren actualment.
Per exemple, si filtrem per línies de detall de factura s'afegiran aquests camps a la graella perquè els puguem visualitzar. Així, a l'arxiu de factures, que té uns filtres preestablerts per poder filtrar per les línies de detall de les factures o els seus rebuts, podem establir un filtre amb només les factures que en alguna de les seves línies de detall continguin la paraula QFACWIN i un cop seleccionades consultar-les amb les tecles anterior i següent.

Opcions de la graella de dades:

La graella de dades pot configurar-se i la configuració es guarda a nivell d'usuari de manera que cada usuari pot tenir la que més s'adapti a la feina que realitzi. Prement el botó dret del ratolí sobre la graella de dades, s'accedeix al menú de la graella de dades. Les opcions disponibles són:

Inici: Situa el cursor a l'inici de l'arxiu.

Final: Situa el cursor al final de l'arxiu.

Refrescar: Refresca les dades recarregant-les de l'arxiu. En cas que treballi en xarxa, es mostren els registres acabats d'afegir per altres usuaris. També pot refrescar prement la tecla [F5].

Opcions de configuració de la graella: Aquestes opcions estan disponibles als arxius principals de l'aplicació. La configuració de la graella inclou els camps que es mostren, els títols i amplada de les columnes i els filtres i paràmetres que apareixen per defecte en obrir la pantalla i es guarda a nivell d'usuari per la qual cosa cada usuari pot configurar-la perquè s'adaptin a les característiques de la seva feina.

Configurar graella de dades: Permet seleccionar les columnes (camps) que es mostraran a la graella.

Seleccioneu els camps que vulgueu que apareguin a la graella i premeu desar.

Mitjançant el botó Restaurar, es restauren els camps als valors originals del programa.

Podeu canviar el títol de les columnes, la seva amplada i els decimals que es mostraran fent doble clic amb el ratolí sobre ells a la graella de configuració. La mida de la finestra i el de les columnes també poden ajustar-se directament a la graella de manteniment amb el ratolí. Per canviar la mida de les columnes, situeu-vos a la capçalera sobre la línia separadora de la columna, premeu el ratolí i arrossegueu-la fins ajustar a la mida desitjada.

A la pantalla Configurar Graella de dades, depenent de l'arxiu, disposeu de les següents opcions:
-No carregar dades inicialment fins que se seleccioni un filtre: En algunes instal·lacions amb molt trànsit de xarxa i un gran volum de dades als arxius de QFACWIN, és possible que l'accés a alguns manteniments es demori degut generalment a que l'ordenació dels arxius es fa cada vegada que s'obre la pantalla de manteniment. Per mostrar les dades a la graella, el programa ha de llegir les dades i carregar-les. Si es treballa en xarxa, les dades s'han de llegir i transferir del servidor a l'estació de treball que fa la petició. La velocitat de resposta depèn directament del volum de les dades sol·licitades és a dir, del nombre de registres i de les columnes de la graella: a més registres i més columnes, més gran és el volum i per tant més gran és el temps de resposta. Per optimitzar la velocitat de resposta treballant en xarxa o en cas d'arxius amb molts registres, cal procurar carregar només les dades que necessitem.
Marcant el camp No carregar dades inicialment fins que se seleccioni un filtre, s'activa un sistema alternatiu d'accés molt més ràpid ja que apareix la pantalla de manteniment sense dades fins que s'apliqui el filtre. D'aquesta manera només es carregaran aquelles dades filtrades i no tots els registres de l'arxiu, guanyant en velocitat. Si s'utilitza aquesta opció és convenient configurar el filtre i l'opció de cerca per defecte indicant-los a la pantalla de manteniment i guardar-los amb l'opció Guardar mides i paràmetres de pantalla. Consulteu també l'apartat de Cerca ràpida.
-Encadenar altes: Si està marcat, en afegir un alta, s'afegeix un altre registre en blanc (com fins ara). Si està desmarcat, en afegir un registre es torna a la pantalla de manteniment.

L'ordre d'aparició de les columnes pot canviar-se arrossegant les columnes fins a la posició desitjada. Situeu-vos damunt de la columna a moure, premeu el ratolí i arrossegueu la columna fins a la posició desitjada.

Guardar mides i paràmetres de pantalla: Podeu ajustar les mides de les finestres i les columnes, així com un filtre i una opció d'ordenació perquè es mostrin per defecte en obrir la pantalla. Un cop realitzats els ajustos, seleccioneu aquesta opció del menú de graella de dades per guardar-los.

Camps configurables per l'usuari: Permet activar camps personalitzats amb la descripció que desitgi de fins a 25 caràcters (60 per als camps configurables d'articles). Aquesta opció només està disponible en els arxius que tenen camps configurables (pressupostos, comandes, albarans, factures, articles, clients i proveïdors). Per a activar els camps d'usuari d'un arxiu, premi amb el botó dret del ratolí sobre la graella de la pantalla de manteniment de l'arxiu (pressupostos, comandes, albarans, factures, articles, clients i proveïdors) i seleccioni l'opció Camps d'usuari del menú emergent. També poden activar-se des del menú Configurar de la pantalla de manteniment de l'arxiu.

Alguns camps configurables poden passar-se a altres arxius. Els camps configurables de clients i proveïdors passen a les capçaleres dels documents de vendes i compres respectivament. Els camps configurables d'articles passen a les línies de detall tant de venda com de compra. Per a això ha d'activar els mateixos camps en les línies de detall dels documents en què desitgi incloure'ls utilitzant el menú Configurar de la pantalla de manteniment i seleccionant l'opció Campos d'usuari línies de detall o també, una vegada accedeix al document, prement amb el botó dret del ratolí sobre la graella de les línies de detall.

Els camps configurables per l'usuari estan inclosos en el dissenyador de formularis, per la qual cosa es poden afegir als formats d'impressió.

Per a activar camps configurables, marqui'ls, indiqui la descripció que vol que tingui en l'arxiu i premi gravar.

Per exemple, els camps d'usuari d'articles tenen l'opció de passar a les línies de detall de compres i vendes (pressupostos, comandes, albarans, factures).

En donar d'alta un document de venda, quan s'afegeix un article, es llegeixen aquests camps i es traspassa el valor del camp d'usuari a la línia de detall. Així, si es defineix un camp en articles amb la durada de la garantia (1 any, 6 mesos, etc.), en facturar un article, aquest camp s'inclou automàticament en la línia de detall amb el que es pot imprimir i visualitzar.

Guardar com a XLS: Exporta la graella de dades a Microsoft Excel generant un arxiu XLS amb el contingut actual de la graella de dades.
El programa demana el nom amb el qual volem guardar l'arxiu, el genera i l'obre a Excel o en el programa que tinguem per obrir aquest tipus d'arxius.

Temes relacionats:

Opcions generals de detall dels camps
Videotutorial: Mantenimient d'arxius