Gestió de Factures

Article: Com fer una factura pas a pas amb QFACWIN.

En el programa de gestió de factures QFACWIN, cada empresa disposa del seu propi arxiu de factures que conté les que ha emès.

Pantalla de manteniment

A més de les opcions generals de manteniment, disposa de les següents característiques especials:

ACCÉS ALS REGISTRES: Es poden localitzar els registres pels camps que apareixen per defecte a la graella del manteniment i els que s'afegeixin en configurar-la. El camp Cercar permet localitzar els registres per cadena segons el camp seleccionat en Ordenat per. També es pot cercar per subcadenes utilitzant els filtres. Consulteu el apartat de manteniment d'arxius per a una informació més detallada de les opcions de cerca i filtrat.

A Altes de factures (afegir), el programa de gestió QFACWIN genera automàticament els rebuts corresponents a la factura segons la forma de pagament de la factura (per defecte la del client) i dels dies de pagament del client. Els rebuts es generen com a cobrats en data de la factura si es marca el camp "Cobrada" de la pestanya de rebuts (útil per a vendes al comptat).

Opcions de modificació de factures

Les factures no es poden alterar una vegada emeses (impresses o generat el PDF), llevat que es imprimeixin com a esborrany. Quan s'imprimeix una factura, es marca el camp Impresa i, per tant, ja només es poden modificar cobraments, aspectes relacionats amb el transport i camps auxiliars. Per canviar els camps del cos principal de la factura, cal emetre una nova factura rectificativa.

L'opció de previsualitzar la impressió de factures (configurar -> preferències -> pestanya facturació) no marca la factura com emesa llevat que des de la previsualització s'enviï a la impressora de paper o PDF.

Per veure fàcilment quines factures ja estan emeses, es pot configurar la pantalla del manteniment de factures (botó dret a la graella -> Configurar graella de dades) i afegir el camp Impressa S/N. A la pestanya Factures de la suite del client s'inclou la columna Impressa S/N.

-Imprimir factures com a esborrany: Mentre només s'hagin imprès com a esborrany, les factures es poden modificar. Aquesta opció permet imprimir o enviar per correu electrònic un esborrany de la factura, sense valor legal, per a la seva revisió i aprovació. Un cop revisada, es podrà imprimir normalment i ja no es podrà modificar. Per imprimir o enviar per correu electrònic un esborrany, només cal seleccionar la factura a la pantalla de manteniment i prémer amb el botó dret del ratolí perquè aparegui l'opció en el menú contextual:

Un cop imprès, només es poden modificar dades de cobrament, transport i camps auxiliars.

-Botó Modificar: En prémer el botó Modificar i acceptar l'avís, es poden modificar les dades auxiliars corresponents a la facturació per venciments, preus de compra, venedor, etc. Si té activat el transport o el control d'enviaments també pot accedir a la pestanya corresponent per fer anotacions o modificacions. Si utilitza el mòdul de FACTURAE també es pot indicar el motiu de la factura rectificativa si ho havia deixat en blanc.

En la pestanya Factura en fer doble clic sobre qualsevol camp, excepte en la descripció, es mostra una pantalla que permet modificar venciments, preu de compra (per al càlcul del marge de benefici), comissions a venedors i camps d'usuari de les línies.

 

A Modificacions de la factura (mentre no s'hagi emès), si es canvia la tarifa, el programa recalcularà els imports en funció de la nova tarifa tenint en compte si estan inclosos o no els impostos. Si la modificació afecta al rebut (canvi d'import, de forma de pagament, de data, etc.) aquest es modificarà automàticament quan:

• només hi hagi un rebut,
• no estigui cobrat i
• no estigui inclòs en cap remesa bancària.

En els altres casos, el/els rebuts hauran de modificar-se manualment.

Botó cobrar: Accedeix directament al primer rebut pendent de la factura. Prem [F4] o fes doble clic sobre el camp data de cobrament per accedir al calendari. Permet modificar rebuts, afegir-los o esborrar-los i modificar la forma de pagament. Aquesta opció també permet anar a les altres pestanyes de la factura per assignar transportista, anotar gestions del transport o modificar els camps auxiliars de la factura. Si la factura ja està impresa, els altres camps no es poden modificar.

Botó Rectificativa: Genera automàticament una nova factura rectificativa com la seleccionada però en negatiu (abonament). Si és un abonament total, n'hi ha prou amb afegir-la. Si és un abonament parcial, ha de deixar-se en negatiu la part a retornar i eliminar o corregir la resta. La sèrie de les factures rectificatives es especifica en empresa -> manteniment. Si el rebut de la factura a rectificar està cobrat no es modifica la data de cobrament existent. El programa mostra una pantalla en la qual seleccionar si la nova rectificativa s'ha de donar per cobrada, deixar-se pendent de cobrament o generar un val. Si s'indica que la factura no s'ha de donar per cobrada, la forma de pagament queda sense indicar (a zero). D'aquesta manera s'evita que la factura es marqui com a cobrada en aquells casos en què s'ha indicat en la forma de pagament que s'han de donar automàticament per cobrades. En fer una factura rectificativa, s'afegeix un text a la línia de concepte indicant la factura rectificada. A més, s'identifica la factura original rectificada a la pestanya Factura(2).

Botó Imprimir: Imprimeix la factura seleccionada. Si imprimiu en PDF, el programa desarà una còpia a la carpeta FacturesPDF de l'empresa.

Botó Cua TicketBai: Es mostra únicament a les versions QFACWIN TICKETBAI. Permet accedir a la cua d'enviaments si, per algun motiu, no s'ha pogut enviar una factura. A https://www.qsoftnet.com/qfacwin-ticketbai-caracteristicas.php trobarà tota la informació d'ús i configuració de TicketBai. Recomanem la seva lectura, especialment la informació que fa referència a camps amb indicacions o restriccions especials a TicketBAI.

Botó Facturae: Genera i signa digitalment en format Facturae la factura seleccionada. Per poder signar digitalment les factures electròniques amb el programa de gestió QFACWIN cal:

• Disposar del certificat de signatura digital.
• Contractar el mòdul FACTURAE, introduir la llicència corresponent a QFACWIN
• Configurar la signatura electrònica a l'empresa. Per informació detallada sobre la configuració, premeu aquí.
• Instal·lar el programa de signatura electrònica QFACWIN Facturae dins la carpeta QFACWIN. Aquest programa necessita que l'equip disposi de .Net Framework v. 4.0.30319. Si el seu equip no disposa d'aquesta versió, s'instal·larà automàticament juntament amb QFACWIN Facturae. Per informació detallada sobre aquesta instal·lació, consulteu aquí.

Botó Enviar Whatsapp: Obre la pantalla per enviar Whatsapp. Pot escriure el text o utilitzar plantilles de Whatsapp per enviar missatges predeterminats. El text de la plantilla es pot modificar manualment abans d'enviar el Whatsapp. Si marca la casella Anotar a l'agenda, es mostrarà la cita a la pestanya agenda del client i la referència de l'enviament: destinatari i còpia del missatge a l'apartat Notes. Si va a incloure un fitxer, ha d'adjuntar-lo a Whatsapp web abans d'enviar el missatge. Per a més informació sobre l'enviament de Whatsapp, consulteu el blog de QFACWIN.

Botó Enviar per correu electrònic: Envia la factura per correu electrònic en format PDF, permetent modificar el text del correu electrònic a enviar. Vegeu com configurar l'enviament d'e-mails i les plantilles per a cada tipus d'enviament. Per defecte es pren la adreça de la suite llevat que el client tingui una adreça addicional amb codi 'ADMIN' a la pestanya Adreces de la suite. En aquest cas es pren l'e-mail (si està ple) d'aquesta adreça per enviar la factura.

Botó Suite del client: Accedeix a la Suite del client de la factura seleccionada.

---

Temes relacionats:

Detall de l'arxiu de factures.
Línies de detall en factures.
Rebuts.
Opcions generals de manteniment.
Article: Com fer una factura pas a pas amb QFACWIN.