Detall i procediment de gestió de garanties (RMA)

Per poder controlar tots els passos i gestions d'un producte en garantia retornat pel client, cal afegir un registre per a cada producte que arribi per a la seva devolució o reparació. Això es pot fer directament des del manteniment de control de garanties, afegint un nou registre o directament des de la factura. Podeu accedir a la factura des del manteniment de factures o des de la suite del client.

Si afegiu directament un registre de RMA podeu localitzar l'article teclejant directament el número de sèrie i prement el botó Cerca. El programa busca el número de sèrie i omple automàticament els camps del client, l'article, la factura i el proveïdor corresponents. Si preferiu localitzar la factura, premeu el botó de cerca del camp factura i accedireu al manteniment de factures des del qual podreu consultar la factura i localitzar l'article retornat.

Un cop localitzat l'article a la factura, feu clic amb el botó dret del ratolí sobre la línia de l'article i seleccioneu afegir Gestió de devolució per garantia.

El programa crearà un nou registre en control de garanties amb les dades del client, proveïdor i producte.

Especifiqueu el motiu, premeu guardar per afegir-lo i es mostrarà la pantalla per enviar un correu electrònic informant el client. Si a Preferències -> Plantilles d'e-mail heu predefinit una plantilla d'e-mail inicial per a gestió de control de garanties podeu seleccionar-la prement el botó Plantilla d'e-mail.
Les plantilles d'email permeten utilitzar variables que es substitueixen pels seus valors abans de l'enviament com el número RMA, la data de devolució, el nom de l'article, el motiu de la devolució, etc. Consulteu el tema plantilles d'e-mail.

Conforme es van fent gestions, s'han d'anotar, de manera que en tot moment es disposi de la informació actualitzada del punt en què es troba la devolució. Premenent el botó afegir, apareixerà una nova línia amb la data perquè pugueu anotar amb comoditat les diferents gestions.
Per exemple, quan es lliura el producte al proveïdor, introduïu la referència que us faciliti i canvieu l'estat a "En proveïdor".

Les dates d'última gestió i finalització s'introdueixen automàticament en afegir una gestió o canviar l'estat a "Finalitzat".

Des d'aquesta pantalla podeu enviar correus electrònics al client o al proveïdor, utilitzant alguna plantilla existent o escrivint directament. També podeu afegir anotacions a l'agenda electrònica. Els recordatoris s'assignen al client perquè es visualitzin tant a l'agenda de l'usuari com a l'històric de gestions del client. Podeu imprimir el document de RMA des de la pantalla de manteniment de control de garanties.

Tota aquesta informació està disponible tant a la graella de dades com en els llistats configurables de manera que podeu consultar per estat per saber quins estan en proveïdor, ordenar-los per dates d'últimes gestions, etc. En el llistat de moviments per lot/número de sèrie es mostren els RMA del número de sèrie i si s'ha substituït per un altre, el número de sèrie del reemplaçament.

L'agenda electrònica de l'usuari permet un control exhaustiu de totes les gestions a realitzar.

Podeu ampliar la informació a la pestanya Observacions. Aquestes observacions poden imprimir-se si incloeu el camp en el format d'impressió de RMA.

A la pestanya Documents podeu indicar arxius relacionats amb la incidència com fotografies, vídeos, etc. Quan s'afegeix un arxiu relacionat a RMA, es copia de la ubicació original i es guarda a la carpeta \Docs del programa.

Temes relacionats:

Control de garanties - RMA
Video-tutorial de Control de garanties - RMA