FACTURACIÓ PER VENCIMENTS
La facturació per venciments permet facturar articles o serveis periòdicament en base a la seva data de venciment sense necessitat de crear plantilles fixes.
Bàsicament consisteix en marcar el venciment i la periodicitat en mesos (mensual, trimestral, anual, etc.) d'un article, servei o concepte en el moment que es factura. El procés de facturació per venciments, busca tots els articles, serveis o conceptes en les línies de detall de les factures ja emeses que tinguin venciment en el període a facturar, els agrupa per client i genera una factura a cada client amb aquests articles, serveis o conceptes calculant el nou venciment en funció dels mesos de venciment indicats.
Activar el procés de facturació per venciments
Per activar la facturació per venciments cal anar a Configurar -> Preferències -> pestanya Facturació.
- Marcar la casella Activar facturació per venciments
- La casella Unificar venciment a dia 1 serveix per tenir tots els venciments a dia u de cada mes. En alguns casos estalvia costos administratius i bancaris. Funciona de la següent manera: el càlcul del venciment es fa sempre a dia 1 del mes següent: per exemple vto. mensual de factura del 23/02/01 vto: 01/04/01 (en lloc de 23/03/01 que seria el vto. Sense unificar). Es "perden" alguns dies però es concentra tota la feina de facturació a principi de cada mes i t'oblides fins al mes següent.
Atès que, en facturació per venciments, va repetint el detall del que s'ha facturat, és important treballar amb articles-serveis en lloc d'introduir directament el concepte en la factura (encara que el programa permet fer-ho directament). El procés de facturació per venciments pren el preu de l'article, si existeix, i per això, en cas d'un augment de preus només haureu de modificar el preu de l'article-servei. Si no es fa així, i s'han introduït directament els conceptes, quan hi hagi canvis caldrà modificar el preu en cada factura un cop emesa.
Per indicar que un article té venciment cal fer-ho en el manteniment d'articles-serveis marcant la casella article amb venciment i posant els mesos de venciment (mensual = 1, trimestral = 2, anual = 12, etc.).
Si es marca la casella Recalcular a venciment, el programa rellegirà les dades de la fitxa de l'article en el moment de fer el venciment (per si ha canviat de preu o alguna altra característica de l'article).
Al contrari, si la casella està desmarcada, el programa farà el venciment de la línia de la factura tal com està, sense rellegir l'article de nou. Això és útil si s'ha modificat un article manualment en alguna línia de la factura i volem que es renovi tal com està, mantenint totes les dades de la factura anterior (preu especial, descompte puntual, o alguna nota en la descripció de l'article).
Aquesta opció també es pot marcar manualment en la factura sense necessitat que estigui marcada en l'article, posant a la columna "Recal. a VT." de les línies de detall de factures una S (si) o una N (no) segons escaigui.
El camp Fra.Vto de cada línia de detall és automàtic i l'omple el procés de facturació per venciments amb l'empresa i el número de factura on s'ha facturat el venciment. Això serveix per no repetir factures si es torna a demanar el mateix període i per saber on s'ha facturat el següent venciment.
Es poden posar línies de descripció que es repeteixin en les següents factures (per exemple el número de contracte) posant-ho en la descripció i afegint els mesos de vto i la data manualment.
Procés de facturació per venciments
Per emetre les factures cal anar al menú Processos -> Facturació per venciments.
Per a la selecció de les factures a emetre cal introduir les dates de vto., els codis de client que es volen facturar (per defecte es seleccionen tots), la data que tindran les factures que s'emetin i la sèrie de facturació.
Marqueu la casella corresponent si voleu imprimir les factures generades.
Marqueu Enviar per e-mail perquè s'enviïn automàticament per e-mail. Per defecte es pren l'adreça de la suite i si el client té una adreça addicional amb codi 'ADMIN' a la pestanya Adreces de la suite, es pren l'e-mail (si està ple) d'aquesta adreça per enviar la factura.
Les opcions de imprimir i enviar per e-mail estan desactivades per defecte per poder revisar-les o enviar-les com a esborrany. Un cop emeses (impreses) les factures ja no es poden modificar. Trobareu més informació a l'apartat Gestió de factures.
Si marqueu el camp Mantenir formes de pagament, la forma de pagament es prendrà de la factura anterior en lloc de prendre-la del client. Aquest sistema permet assignar a un client una forma de pagament de cara a la facturació general i una altra en cas d'articles amb venciment. Per exemple, una botiga d'informàtica ven material a un client que paga a 30, 60 i 90 dies però li cobra el servei de manteniment mensualment en un sol rebut. Si utilitzés la forma de pagament del client (amb la casella Mantenir formes de pagament desmarcada) els rebuts del manteniment es generarien a 30, 60 i 90 dies en lloc d'un sol rebut.
Facturar venciments de períodes anteriors corresponents a una altra empresa: S'utilitza quan es tanca un període i es canvia d'empresa ja que, en donar d'alta la nova empresa, els venciments estaran en les factures de l'antiga. Cal indicar el codi de l'empresa que tingui les dades del període anterior perquè el programa busqui els venciments a facturar.
Per anul·lar els venciments d'una factura i evitar que es generi una nova factura en futurs processos de facturació per venciments, n'hi ha prou amb esborrar la data i els mesos de venciment de l'última factura perquè no es generi la següent.
Exemple d'utilització: Una empresa que ven equips d'aire condicionat i disposa d'un servei de manteniment anual.
En articles-serveis es donarien d'alta els equips d'aire condicionat (sense marcar que tenen venciment) i un servei de manteniment anual amb vto. i mesos de venciment = 12.
En vendre un equip i el manteniment al client 100 i donar d'alta la primera factura amb data 01/10/2015:
En el detall d'articles, en seleccionar l'article Servei de manteniment anual, el programa calcula el venciment automàticament en funció de la data de la factura i guarda els mesos de vto. en la mateixa línia de detall (vto.= 01/10/2016 i mesos = 12).
En canvi, en seleccionar l'article corresponent a l'equip d'aire condicionat, el programa deixa aquests camps en blanc.
Quan es demani en facturació per venciments que s'emetin les factures amb venciment l'01/10/2016, es generarà una factura per al client 100 amb el servei de manteniment anual ja que té venciment en el període.
Si durant l'any, el client 100 hagués anul·lat el contracte, només cal esborrar la data de venciment i els mesos de venciment de la factura perquè no es generi la nova.