Enviar documents per e-mail

Atenció: Per poder enviar e-mails des del programa, ha de configurar primer el compte amb el que s'enviaran els e-mails amb les dades del seu compte a Configurar->Preferències-> Pestanya E-mail.

Tots els documents i llistats del programa poden enviar-se manualment per e-mail mitjançant l'opció de guardar com a fitxer PDF (botó guardar de la pantalla de previsualització del llistat) i adjuntant el fitxer a un e-mail.

Per als enviaments més habituals: pressupostos i factures a clients i comandes a proveïdors, el programa disposa de botons a les pantalles de manteniment que automatitzen l'enviament, és a dir, imprimeixen automàticament el document en format PDF i confegeixen l'e-mail (de, per a, assumpte, text i fitxer adjunt) prenent les dades de les plantilles d'e-mail prèviament introduïdes segons l'idioma del destinatari (client o proveïdor).

Un cop confeccionat l'e-mail, es mostra per pantalla permetent afegir o modificar manualment el contingut.

Prement el botó enviar, l'e-mail amb el document adjuntat s'envia directament al seu destinatari.

CAMPS DE LA PANTALLA:

Per a: És l'e-mail del destinatari (client o proveïdor). En enviar un document, en el desplegable es mostren totes les adreces d'email del client o presumpte perquè es pugui seleccionar la més indicada per a l'enviament. Pot afegir diverses adreces separant-les amb una coma.

Botó Plantilla e-mail. Serveix per seleccionar manualment una plantilla d'e-mail existent. Pot utilitzar-se per canviar de plantilla o accedir al manteniment del fitxer de plantilles.

Assumpte i text: Es prenen per defecte de la plantilla d'e-mail establerta a Configurar->Preferències-> Pestanya E-mail. Si el camp "segons idioma" de configuració està marcat, es buscarà la plantilla corresponent a l'idioma del destinatari (client o proveïdor).

Format HTML: Per enviar un e-mail en format HTML marqui aquest camp i copiï el codi HTML en el text des del seu editor de HTML. Si l'e-mail conté imatges o logos, recordi que han d'apuntar a una imatge accessible des d'internet (per exemple, a la seva web) ja que si no el destinatari no podrà veure-les. Aquest camp es pren per defecte de la plantilla seleccionada.

Auto enviar còpia: A causa que la majoria de gestors de correu no permeten l'enviament d'e-mails amb adjunts des d'un programa extern, els enviaments d'e-mails del programa no utilitzen el gestor de correu predeterminat, per la qual cosa no queda còpia de l'enviament en el seu programa de correu. Si vol conservar una còpia, marqui aquesta opció perquè el programa li enviï una còpia de l'e-mail. Aquesta opció es pren per defecte del que hagi introduït a Configurar->Preferències-> Pestanya E-mail.

Confirmació: Marqui aquest camp per rebre la confirmació de recepció del destinatari.

Anotar a l'agenda: Si es marca, s'afegeix una cita a la suite del client i a l'agenda de l'usuari amb la data i l'hora de l'enviament amb una còpia del missatge a l'apartat Notes. A la nota s'indica si s'ha adjuntat algun document i quin. És molt útil com a constància de l'enviament a la suite del client, per consultar el contingut del missatge des de QFACWIN i per localitzar l'e-mail de la còpia si s'envia perquè inclou el dia i l'hora en què es va enviar.

Temes relacionats: