Camps de l'Arxiu d'Empreses

Video tutorial: Com crear una empresa.

Els paràmetres dels camps de l'arxiu d'empreses del programari de gestió QFACWIN permeten configurar la forma en què es comporta el programa de facturació en cada empresa i les seves particularitats.

DADES EMPRESA

 

El CODI no ha de superar els 3 dígits ni ha de coincidir amb el nom de cap altra empresa.

El PERÍODE indica l'exercici que conté l'empresa. És un camp a efectes descriptius. Es pot crear una empresa per a cada exercici fiscal tot i que no és necessari i en general resulta més pràctic per a estadístiques, llistats i consultes tenir les dades de facturació de diferents exercicis en la mateixa empresa. Depèn del volum de dades que tingui i de les seves preferències (si vol començar les numeracions cada any o mantenir-les correlatives durant diversos anys, etc.). Si té molt volum de dades, en crear una nova empresa en cada exercici (exemple A00, A01, etc.), s'aconsegueix una major velocitat (els arxius tenen menys dades) i uns arxius més actualitzats (per exemple, si un article està descatalogat i ja no tornarà a estar disponible, podrem donar-lo de baixa a l'exercici actual ja que no té factures).

Les dades de l'empresa com el nom, l'adreça, el telèfon, el NIF, la web, l'e-mail i el logotip s'imprimeixen en els documents de compres i vendes en el format per defecte que utilitza el programa. Podeu modificar el format d'impressió dels documents amb el dissenyador de formularis.

Si utilitzarà el mòdul FACTURAE per generar i signar factures en format facturae és molt important complir correctament totes les dades fiscals tant en el cas de ser persona física com persona jurídica. Si és persona física (professionals i autònoms) ha de marcar la casella Persona física i indicar nom i cognoms en les caselles corresponents. A la pestanya Facturae podreu configurar la signatura digital de les facturae.

Si utilitzarà algun dels mòduls que connecten amb el servei web d'empreses de transport també ha de omplir correctament les dades de contacte. A la fitxa del transportista, a la pestanya Dades(2) s'obtenen les dades del remitent de l'indicat a l'empresa.

UTILITZAR ARXIUS D'ALTRES EMPRESES: Utilitzeu aquest camp per indicar que l'empresa que s'està creant no tindrà arxius mestres propis (clients, articles, proveïdors, etc.) i en lloc d'això utilitzarà els de l'empresa que indiquem. Aquesta opció s'utilitzava per gestionar diverses botigues en línia que compartien els mateixos productes però amb el mòdul per gestionar 5 botigues ja no és necessari. Es manté per conservar dades d'exercicis anteriors.

En aquest cas, l'empresa A01 seria la propietària dels arxius mestres (utilitzaria els seus propis i per tant tindria aquest camp en blanc) i l'empresa B01 utilitzaria els de l'empresa A01. Tot i que el procés és transparent per a l'usuari, quan fem qualsevol canvi en aquests arxius des de l'empresa B01, realment es realitza en els arxius de l'empresa A01 ja que l'empresa B01 no els té i utilitza els de l'A01.

No utilitzeu aquest camp per a empreses corresponents a diferents períodes de facturació (en aquest cas és millor utilitzar la Còpia d'arxius mestres que apareix després de crear l'empresa).

NO COMPARTIU L'ARXIU D'ARTICLES AMB EMPRESES DE DIFERENTS MONEDES JA QUE ELS PREUS I TARIFES NO SERAN ELS MATEIXOS.

El camp d'utilitzar arxius d'una altra empresa no es pot modificar un cop creada l'empresa.

Si en aquesta empresa treballarà amb recàrrec d'equivalència, ha de marcar la casella corresponent. Si l'empresa té marcat RE, es marcarà per defecte a la suite del proveïdor en afegir un nou proveïdor.

Si la seva empresa s'ha acollit al Règim d'IVA de caixa ha de marcar la casella corresponent. Amb aquest camp marcat, en afegir una factura de venda o compra, quedarà marcada per defecte com a IVA de Caixa de cara a fer les declaracions d'IVA segons els cobraments i pagaments.
En les factures emeses, s'ha d'afegir el literal 'RÈGIM ESPECIAL de criteri de Caixa'. Per a això cal modificar el disseny d'impressió de factures amb el dissenyador (Configurar-> dissenyar factures) afegint un camp de text.
Si l'empresa no està subjecta al règim d'IVA de caixa, però té clients o proveïdors subjectes, s'ha de marcar el client o proveïdor amb el camp 'IVA de caixa' a efectes que les seves factures constin com a IVA de caixa i liquidar-lo d'aquesta manera. Això representa una gran complicació ja que tot i que l'empresa no estigui subjecta a aquest règim s'ha de declarar l'IVA d'aquestes factures segons els cobraments/pagaments.

Marqui la casella CONTROL D'ESTOC per activar el control de estoc de l'empresa. El programa portarà el càlcul de l'estoc actual de l'empresa a partir de les dades de compres, vendes i moviments de magatzem. Els arxius de magatzems i moviments de magatzems, el llistat de moviments d'articles i el procés de recalcular estoc queden desactivats a les empreses que no tenen control d'estoc.

Atenció: si s'activa el control d'estoc mitjançant modificació de les dades de l'empresa, quan aquesta ja té dades, cal executar el procés de recalcular estoc en el menú d'Utilitats amb l'empresa oberta.

COMPOSICIÓ D'ARTICLES: S'utilitza per als casos en què un article està compost d'altres i volem. Permet portar el control d'estoc i definir la forma en què, en vendre un article compost, es descomptin de l'estoc els articles que el componen. Quan s'activa aquesta opció, en el manteniment d'articles es visualitza la pestanya de definició de composicions per indicar article per article de quins altres articles està compost.
Exemple: l'article A es compon de 2 articles B i 1 article C. En vendre un article A el programa descomptaria 2 unitats de l'article B i una de l'article C.

DETALLAR COMPOSICIONS EN VENTES: S'utilitza per detallar les descripcions dels components de la composició dels articles compostos en les línies de detall dels documents de vendes sense indicar el seu preu. En les línies de detall apareix l'article compost amb totes les dades i en les línies següents es detalla la descripció dels components.

MOSTRAR PREU COMPONENTS: Si s'activa, en la descomposició dels components s'afegeix el PVP de cada component.

DIAS DE PAGAMENT i MES SENSE PAGAMENT: Si l'empresa té assignat algun dia de pagament o algun mes sense pagament han de consignar-se aquí. Els venciments de factures de compres es calculen en funció de la forma de pagament i aquests dies de pagament.

Atenció: si s'activa la composició d'articles mitjançant modificació de les dades de l'empresa, quan aquesta ja té dades, cal executar el procés de recalcular estoc un cop definides les composicions a l'arxiu d'articles.

ACTUALITZAR PREUS DE COMPRA: Si està activat, el preu de compra s'actualitzarà automàticament en introduir albarans o factures de compra. En calcular tarifes basades en un % sobre el preu de compra el programa comprovarà si aquesta tarifa té l'IVA inclòs i el calcularà afegint-lo al preu de venda. Per evitar incorreccions quan s'introdueixen o modifiquen albarans o factures antigues, el preu de compra només s'actualitza si la data de l'albarà o factura és major o igual que la data de l'última compra de l'article. En marcar aquesta opció s'afegeix un camp al final de les línies d'albarans i factures de compra que permet indicar que en una compra, per a aquest article concret (per exemple si el proveïdor ha fet una oferta) no s'ha d'actualitzar el preu de compra.

MONEDAS: Seleccioneu la moneda amb la qual treballarà l'empresa i opcionalment la segona moneda. Les monedes han d'existir en l'arxiu de monedes.
Si seleccioneu una segona moneda podreu imprimir als comandes, albarans o documents d'enviament i factures el contra-valor en aquesta segona moneda segons el canvi indicat en el menú Configurar-> Monedes.

Per exemple: si treballeu en euros o en pesos, pot interessar-li imprimir als seus factures de venda el total en dòlars o introduir les compres en dòlars.
Al tenir una segona moneda seleccionada també s'activen en factures els camps que permeten imprimir una factura en una moneda diferent de la principal (codi moneda i canvi). Les factures que tinguin el codi de moneda ple, es recalculen amb el canvi indicat en cadascuna abans d'imprimir-se. Aquest recalcul afecta només a la impressió ja que la factura es manté gravada en la moneda principal.

El camp Compres en divises possibilita la introducció de documents de compra en una divisa diferent i el programa ho converteix a la moneda principal. Per fer-ho s'activa el camp moneda en proveïdors i els camps de divisa i la columna preu en divisa en comandes, albarans i factures de compra.

Quan es selecciona el proveïdor en un document de compra (comandes, albarans i factures de compra) el programa traspassa el codi de moneda indicat en el proveïdor al document i busca el canvi a la moneda principal en el registre de la moneda de la compra a la taula de monedes. Per exemple si la moneda principal és EUR i la moneda de la compra és USD, el programa busca en USD el canvi a euros (1 dòlar USD val xxxx euros EUR).
La moneda es pot canviar o treure directament al document.
Si no existeix el canvi o és antic, es pot indicar directament en el camp Canvi del document.
Quan s'introdueix el preu en divisa d'un article a la línia de detall, el programa calcularà el preu de l'article en la moneda principal aplicant aquest canvi i farà els càlculs habituals.
En calcular el total i gravar els rebuts, es calculen també els Totals en divisa tant del document com de cada rebut.

El preu de compra s'actualitza en la moneda principal (és el calculat amb el preu de compra en divisa).
La comptabilització de la factura i del pagament es fan en la moneda principal.

DECIMALS EN PREUS, IMPORTS I TOTALS: Pot establir el nombre de decimals per separat. Per a imports i totals admet fins a quatre decimals i per a preus fins a 5.

PREFERÈNCIES

SÈRIES DE FACTURACIÓ DE L'EMPRESA:

Les sèries de facturació s'afegeixen modificant l'empresa. Si s'entra consultant l'empresa, la pantalla és diferent i no mostra les opcions per afegir o esborrar sèries.

Sèrie principal de facturació. Poseu el literal de la sèrie principal (el que sortirà per defecte en afegir una factura) de factures d'aquesta empresa. Exemple si la numeració per a aquesta empresa és F-1, F-2, F-3, etc. poseu F- en aquest camp.
Podeu deixar-lo en blanc si no voleu utilitzar sèries de facturació (sèrie en blanc).

Sèrie de factures rectificatives. Poseu el literal de la sèrie que s'utilitzarà per a les factures rectificatives (abonaments). Si poseu la mateixa sèrie per a factures i per a factures rectificatives, aquestes sortiran correlativament amb les altres.

En modificacions podeu crear sèries de facturació noves per a aquesta empresa o esborrar sèries existents mitjançant els botons Crear sèrie i Esborrar sèrie.
En esborrar una sèrie NO S'ESBORREN les factures existents. Simplement no es pot utilitzar més la sèrie esborrada en aquesta empresa (a menys que es torni a crear).

Facturació electrònica: En marcar aquesta casella, cada vegada que s'afegeixi o modifiqui una factura es genera el seu PDF a la carpeta FacturesPDF de l'empresa \xxx\FacturesPDF, de manera que es manté un arxiu de facturació electrònica a la carpeta FacturesPDF de cada empresa. Aquesta opció està desactivada per defecte ja que, una vegada impresses, es consideren emeses i només es poden modificar dades de cobrament, transport i camps auxiliars. Trobareu més informació a la secció Gestió de factures.

Podeu indicar una sèrie i un magatzem per defecte per a un usuari. Això permet diferenciar la facturació utilitzant la mateixa empresa de QFACWIN. Per exemple, si la mateixa empresa disposa de dos locals, els usuaris que treballen en un local podrien treballar amb la sèrie i el magatzem corresponents al seu local per tal de diferenciar la facturació de cada local i l'estoc del seu magatzem.

FORMATS D'IMPRESSIÓ:

Aquí s'indiquen els formats d'impressió personalitzats que s'utilitzaran per defecte per a aquesta empresa, el nombre de còpies i si el programa ha d'imprimir després de fer un alta (crear-la) o una modificació. Si no s'indica cap format, s'imprimiran en el format estàndard del programa.
Per defecte el programa utilitza un format que incorpora les dades de l'empresa indicades a la pestanya Dades de l'empresa. Els formats d'impressió poden modificar-se o crear-se de nou amb el dissenyador de formularis.
Podeu seleccionar el format de cada document prement el botó Cercar.
Podeu modificar el format indicat directament des d'aquesta pantalla prement el botó Editar. Si premeu el botó editar s'obrirà el dissenyador amb el format obert. Si no hi ha cap format indicat, s'obrirà el dissenyador sense cap format obert.

Seleccioneu els formats d'impressió que s'utilitzaran per defecte en aquesta empresa per imprimir pressupostos, comandes, albarans, albarans per al transportista, etiquetes de transport, factures, rebuts, comandes a proveïdors i albarans de proveïdors, les etiquetes d'articles i les altes de RMA (articles retornats en garantia). Per a les etiquetes d'articles podeu marcar la casella si només voleu imprimir les etiquetes dels articles amb número de sèrie autogenerats.

Aquí heu d'indicar el format de factures per defecte. Podeu assignar formats d'impressió específics per a cada sèrie de facturació en el menú Configurar -> Numeracions empresa.

Els formats d'impressió de pressupostos, comandes, albarans i factures també es poden especificar a nivell de client incloent-los a la fitxa del client.
D'aquesta manera, podeu tenir formats d'impressió específics per a un client determinat independentment del format general que s'apliqui a tots els clients de l'empresa. També podeu especificar el format d'etiquetes de transport a nivell de transportista incloent-lo a la fitxa del transportista, independentment del format que s'apliqui per defecte.

Podeu configurar el nombre de còpies dels documents i si han d'imprimir-se en altes i/o en modificacions. Cal tenir en compte que les factures, un cop emeses (impresses), ja no es poden modificar ni imprimir com a esborrany, llevat de cobraments i camps addicionals. Trobareu més informació a la secció Gestió de factures.

TARIFES I CONSOLIDACIÓ

Si la seva empresa treballa amb IVA inclòs, indiqui les tarifes que porten l'IVA inclòs. Pot tenir tarifes amb IVA inclòs per a clients finals, per a la botiga virtual i tarifes normals sense l'IVA per a distribuïdors, etc.

Tarifa clients per defecte: Per defecte el programa utilitza la tarifa 0. Si desitja utilitzar una altra tarifa diferent, indiqui-la en aquest camp.

En pressupostos, comandes, albarans i factures quan s'aplica una tarifa amb IVA inclòs, es calcula la base imposable en funció del total mitjançant la fórmula Base = Total / 1,xx sent xx el percentatge de l'IVA.
En aquests casos, el disseny de la factura o tiquet ha d'incloure un literal d'IVA inclòs i normalment no s'imprimeix la base imposable.

EMPRESES A CONSOLIDAR:

Molts llistats, liquidacions i estadístiques permeten consolidar-se amb diverses empreses (incloent les dades de diverses empreses). Indiqui aquí les empreses relacionades amb la que està editant perquè en aquests llistats ja apareguin seleccionades per defecte. Es poden canviar en cada llistat però és més còmode que ja vinguin incloses.

Per exemple: Si utilitza dues empreses, l'A00 i la B00, indiqui a l'empresa A00 que es consolidarà amb la B00. D'aquesta manera, quan demani estadístiques, liquidacions, etc. de l'empresa A00, inclouran també per defecte les dades de l'empresa B00.

En activar el mòdul per gestionar 5 botigues d'Internet en aquesta pantalla es mostra l'opció per indicar a quina configuració del connector correspon cada botiga seleccionant-la del desplegable. Un cop assignades, es activen els camps en articles i categories i en les pantalles per actualitzar la botiga i baixar comandes. Trobarà informació sobre el mòdul 5 botigues al blog de QFACWIN.

CORREU ELECTRÒNIC

En aquesta pantalla definirem els paràmetres del correu electrònic per a aquesta empresa. Cada empresa de QFACWIN pot disposar de la seva pròpia adreça independentment de si en les preferències s'ha definit una adreça general per al programa. Podeu utilitzar una única adreça de correu electrònic per a tots els enviaments des del programa si la configureu només a Preferències. El correu electrònic també es pot configurar a nivell d'usuari. Si un usuari té definida la seva adreça de correu electrònic, enviarà els correus amb la seva adreça independentment de la definida a l'empresa o a preferències.

Dades del correu electrònic per enviar e-mails. Cada empresa pot enviar e-mails amb la seva pròpia adreça de correu. Si es deixa en blanc s'enviaran els e-mails amb l'adreça general especificada per al programa a Configurar Preferències. Introduïu les dades del correu electrònic. Aquestes dades s'utilitzen per al e-mailing i per enviar documents (pressupostos, factures, comandes, etc.) per correu electrònic. A les plantilles d'e-mail es poden personalitzar les signatures de cada empresa.

- Nom: és el nom que figurarà com a remitent (el vostre nom).

- E-mail: la vostra adreça de correu electrònic.

- Servidor de correu: el nom del vostre servidor de correu (normalment el que figura després de la @ de la vostra adreça electrònica).

- Compte d'usuari: és el compte amb el qual el servidor identifica l'usuari (normalment el que figura abans de la @ a la vostra adreça de correu).

- Contrasenya: contrasenya del compte de correu.

TRASPÀS COMPTABLE

En aquesta pantalla definirem els paràmetres del traspàs comptable per a aquesta empresa.

Utilitzar traspàs comptable: Marqueu aquesta casella si l'empresa ha de traspassar els comptes i/o factures a un programa de comptabilitat extern.

Si s'utilitza el traspàs comptable, es visualitzen els camps de compte en els arxius de tipus d'IVA, clients i proveïdors, així com en els arxius de clients, proveïdors i factures. També s'activa el traspàs al menú Processos.

Longitud del pla comptable: És el nombre de dígits que s'utilitzen en els comptes del pla comptable.

Codi de l'empresa comptable: Normalment els programes de comptabilitat són multiempresa. Poseu aquí el codi de l'empresa a la qual s'han de traspassar els comptes i els assentaments.

Subcomptes de clients per defecte: Quan s'afegeix un client nou, el programa assigna un compte per defecte (es pot modificar posteriorment). Seleccioneu si voleu que s'assigni un compte fix o un compte que inclogui el compte de clients especificat més la numeració del client.

Aquest compte és el que es traspassarà a la comptabilitat.

Si s'utilitza un subcompte per client i ja estaven donats d'alta a QFACWIN abans de realitzar el traspàs, cal omplir els comptes. Es pot fer automàticament abans de fer el procés de traspàs amb l'opció Omplir comptes de la pantalla Processos-> Traspàs comptable.

Subcomptes de despeses suplertes per defecte: Quan s'afegeix un nou client, el programa assigna un compte per defecte per a les despeses suplertes (es pot modificar posteriorment).

Seleccioneu si voleu que s'assigni un compte fix o un compte que inclogui el compte de suplerts especificat més la numeració del client. Aquest compte és el que es traspassarà a la comptabilitat.

Subcompte d'IVA repercudit: És el compte on s'imputarà l'import de l'IVA de les vendes. Pot ser un compte únic o un compte diferent per a cada tipus d'IVA (en aquest cas cal indicar-ho a l'arxiu de tipus d'IVA).

Subcompte de Recàrrec d'Equivalència (vendes): És el compte on s'imputarà l'import del Recàrrec d'Equivalència (RE) de les vendes. Pot ser un compte únic o un compte diferent per a cada tipus d'IVA (en aquest cas cal indicar-ho a l'arxiu de tipus d'IVA).

Subcompte de vendes: És el compte on s'imputaran les vendes. A Arxius-> Comptes bancaris cal indicar els comptes comptables corresponents a cada compte o caixa de liquiditat donada d'alta.

Subcompte d'abonaments: Si s'omple, els assentaments d'abonaments (factures en negatiu) es realitzaran sobre aquest compte de la següent manera:

• Deure: subcompte per abonaments (import en positiu)
• Deure: subcompte d'IVA repercudit (import en positiu)
• Haver: subcompte del client (import en positiu)

Si es deixa en blanc, els assentaments es fan contra el subcompte de vendes amb l'import en negatiu:

• Haver: subcompte per vendes (import en negatiu)
• Haver: subcompte d'IVA repercudit (import en negatiu)
• Deure: subcompte del client (import en negatiu)

Comptes d'IRPF repercudit i suportat (Contaplus): Són els comptes on s'imputarà l'IRPF de les compres (suportat) i de les vendes (repercudit).

Concepte de l'assentament de vendes: Poseu aquí el concepte que voleu que aparegui en els assentaments de vendes.

Utilitzeu els caràcters de substitució #n per al número de factura i #c per al nom del client.

Concepte de l'assentament de compres: Poseu aquí el concepte que voleu que aparegui en els assentaments de compres.

Utilitzeu els caràcters de substitució #n per al número de factura del proveïdor i #c per al nom del proveïdor.

Subcomptes de proveïdors per defecte: Quan s'afegeix un proveïdor nou, el programa assigna un compte per defecte (es pot modificar posteriorment).

Seleccioneu si voleu que s'assigni un compte fix o un compte que inclogui el compte de proveïdors especificat més la numeració del proveïdor. Aquest compte és el que es traspassarà a la comptabilitat.

Si s'utilitza un subcompte per proveïdor i ja estaven donats d'alta a QFACWIN abans de realitzar el traspàs, cal omplir els comptes. Es pot fer automàticament abans de fer el procés de traspàs amb l'opció Omplir comptes de la pantalla Processos-> Traspàs comptable.

Per al traspàs de dades de compres i despeses: A la Pestanya Compres-> grups de compres i despeses (o a Arxius-> grups de compres i despeses) cal indicar els comptes comptables corresponents a cada grup.

Indiqueu els comptes d'IVA intracomunitari suportat i repercudit si treballeu amb aquest tipus d'impost.

El funcionament de l'IVA intracomunitari en el traspàs comptable és el següent:

• En Empresa-> manteniment -> modificar-> pestanya Traspàs comptable cal indicar les comptes d'IVA intracomunitari suportat i repercudit.
• En els proveïdors amb IVA intracomunitari cal marcar els camps IVA intracomunitari i exempt d'IVA.
• Els articles tenen el tipus d'IVA de compra que els correspon com a article. No cal indicar cap IVA especial per a l'intracomunitari.

En afegir les factures de compra, com que el proveïdor està exempt d'IVA, ja no es calcula. En comptabilitzar les factures de compra, QFACWIN recalcula l'IVA segons els tipus d'IVA dels articles i fa l'assentament per l'IVA a les comptes d'IVA intracomunitari repercudit i suportat.

Camps per a les comptes d'IVA = 0 suportat i repercudit (per al traspàs comptable a Contaplus): Si es omplen aquests camps, en traspassar les factures de compres (IVA suportat) i vendes (IVA repercudit) que tinguin bases exemptes d'IVA (base diferent de 0 i IVA = 0) es comptabilitzarà un apunt a la compte d'IVA 0 especificada amb import = 0.

El funcionament del traspàs de les factures exemptes d'IVA és el següent:

• En Empresa-> manteniment -> modificar-> pestanya Traspàs comptable cal indicar les comptes d'IVA 0 suportat i repercudit.
• En el client o proveïdor exempt d'IVA cal marcar el camp Exempt d'IVA.

En fer el traspàs es genera l'assentament amb l'apunt de l'IVA amb import 0 a la compte d'IVA 0.

Camps per a les comptes de IVA Revenedor d'equips electrònics: Si es omplen aquests camps, en traspassar les factures de compres (IVA suportat) i vendes (IVA repercudit) que tinguin bases exemptes d'IVA i el client o proveïdor siguin Revenedors d'equips electrònics es realitza l'assentament de l'IVA recalculant-lo.

El funcionament del traspàs de les factures exemptes d'IVA és el següent:

• En Empresa-> manteniment -> modificar-> pestanya Traspàs comptable cal indicar les comptes d'IVA Revenedor d'equips electrònics suportat i repercudit.
• El proveïdor i/o el client han de tenir marcada la casella IVA revendedor Equips electrònics.
• Les factures de compra o venda d'aquest tipus han de marcar-se com Exemptes d'IVA activant la casella corresponent.

Quan es comptabilitza, si la factura està exempta d'IVA i el client o proveïdor té "IVA revendedor Equips electrònics" es realitza l'assentament de l'IVA recalculant-lo. Si la factura no està exempta d'IVA o està exempta però el client/proveïdor no és Revenedor (per exemple, un client normal de Canàries), es realitza l'assentament normal.

Premeu sobre el botó Omple per defecte perquè el programa ompli automàticament els camps amb els paràmetres per defecte.

El programa marca com a comptabilitzades les comptes dels clients i proveïdors i les factures un cop traspassades, per la qual cosa, normalment, el traspàs es fa amb les no comptabilitzades. Si cal repetir el traspàs, es pot fer entre dues dates i desmarcant les caselles només les no comptabilitzades perquè es torni a generar amb totes les dades.

Si hi ha dades (factures, compres, pagaments i cobraments) introduïdes al programa anteriors a les que s'han d'incloure en el primer traspàs comptable, per evitar que s'inclouin, es poden marcar com a comptabilitzades amb l'opció marcar tot com a comptabilitzat fins a una data (inclosa). En indicar una data i prémer el botó Marcar, es marquen les factures segons la data de la factura, les compres segons la data d'entrada, els cobraments segons la data de cobrament i els pagaments segons la data de pagament.

 

FACTURACIÓ ELECTRÒNICA: FACTURAE (Espanya) - TicketBAI (Euskadi)

 

SIGNATURA DIGITAL DE FACTURES EN PDF:

Un cop introduïda la llicència, cal marcar la casella Signar digitalment les factures PDF i seleccionar un certificat digital dels instal·lats a Windows o bé indicar un fitxer p12 o pfx i la contrasenya.
Quan la casella Signar digitalment les factures PDF està marcada, un cop generat el fitxer PDF d'una factura (en enviar per correu electrònic o en seleccionar guardar com a PDF a la previsualització), es signarà el PDF.

Per defecte la signatura digital s'imprimeix centrada a la part superior de la primera pàgina de la factura. Es poden modificar les mesures, la posició i la banda a cada disseny de factura recuperant el camp Signatura Digital PDF. Aquest camp no s'imprimeix per impressora ni es veu a la previsualització. Només s'utilitza en signar el PDF per establir on va la signatura.

Trobareu més informació al blog de QFACWIN.

 

FACTURAE (Espanya):

A partir del 15-1-15, les factures que s'enviïn a les Administracions Públiques espanyoles i les que utilitzin les grans empreses, hauran de ser electròniques, en format Facturae i signades digitalment mitjançant el protocol XAdES. El mòdul Facturae de QFACWIN genera les factures en format Facturae i les signa digitalment en base al certificat de l'emissor.

És molt important omplir correctament totes les dades fiscals a l'empresa (pestanya Dades Empresa) tant en cas de persona física com de persona jurídica perquè QFACWIN prengui correctament les dades de l'emissor. Si és persona física (professionals i autònoms) ha de marcar la casella Persona física i indicar nom i cognoms a les caselles corresponents.

Per poder generar i signar digitalment les factures electròniques en format Facturae amb QFACWIN, cal:
- Disposar del certificat de signatura digital.
- Contractar el mòdul FACTURAE, introduir la llicència corresponent a QFACWIN i configurar la signatura electrònica a l'empresa.
- Instal·lar el programa de signatura electrònica QFACWIN Facturae dins de la carpeta QFACWIN. Aquest programa requereix que l'equip disposi de .Net Framework v. 4.0.30319. Si el seu equip no disposa d'aquesta versió, s'instal·larà automàticament juntament amb QFACWIN Facturae. Per a informació detallada sobre aquesta instal·lació, consulteu aquí.

Dins de la carpeta de l'empresa (per exemple, la carpeta A00) es genera la carpeta FACTURAE en la qual s'emmagatzemen les factures d'aquesta empresa signades digitalment. Les factures es signen digitalment des del manteniment de factures.

Pot configurar el certificat de signatura digital a QFACWIN seleccionant-lo del magatzem de certificats de Windows, utilitzant l'arxiu de clau p12 o l'empremta digital SHA1 del certificat.

- Seleccionar del magatzem de certificats de Windows: Cada cop que premi el botó Facturae amb una factura seleccionada a la pantalla del manteniment o a la pestanya de factures de la suite del client, s'obrirà la pantalla del magatzem de certificats de Windows on podrà seleccionar el certificat de signatura digital. Un cop seleccionat el certificat, el programa signarà digitalment la factura.
Si ha obtingut el certificat a través d'Internet amb Internet Explorer, automàticament quedarà guardat al magatzem de certificats de Windows. Si l'obté amb un altre navegador, com per exemple Mozilla Firefox, o disposa d'una còpia en una carpeta o en un dispositiu extern, pot importar-lo al magatzem des de Panell de control-> Opcions d'Internet-> Contingut-> Certificats-> Importar.

- Signar amb arxiu de clau p12: Ha de seleccionar l'arxiu p12 corresponent a la signatura digital que utilitzarà amb el botó de cerca. Si indica la contrasenya, cada cop que premi el botó Facturae amb una factura seleccionada a la pantalla del manteniment de factures o a la pestanya de factures de la suite del client es signarà automàticament. Si no indica la contrasenya, el programa la demanarà abans de signar digitalment el document.

- Signar amb empremta SHA1 del certificat: Ha d'indicar l'empremta digital SHA1 del seu certificat. Cada cop que premi el botó Facturae amb una factura seleccionada a la pantalla del manteniment o a la pestanya de factures de la suite del client es signarà automàticament.

En signar una factura apareix un missatge indicant que s'ha signat correctament i mostrant la ruta de la carpeta on s'ha guardat el document. Les factures tenen el format .xsig.

Perquè la factura electrònica dirigida a l'Administració Pública arribi al destinatari que li correspongui, cal identificar-lo a la factura electrònica. Per això cal omplir els camps corresponents a l'oficina comptable, l'òrgan gestor i la unitat tramitadora que li proporcionarà l'Administració així com el codi de l'adreça que hagi assignat a cadascun d'ells a la pestanya d'adreces de la suite del client. Cal indicar l'adreça completa: adreça, codi postal, població, província, i codi del país. Si es deixen les adreces en blanc, el programa utilitzarà l'adreça de facturació de la suite.

Si utilitzarà la signatura digital en diverses empreses de QFACWIN, cal configurar l'apartat Facturae en cadascuna d'elles.

Per a informació detallada sobre la configuració, premi aquí.

TICKETBAI:

A les versions QFACWIN TICKETBAI, en aquesta pantalla es mostra l'apartat per configurar la diputació foral i el certificat per signar les factures. N'hi ha prou amb marcar la diputació foral corresponent i seleccionar el certificat del desplegable. En el cas de Bizkaia, per al llibre registre d'operacions econòmiques (LROE), també cal indicar el tipus i l'epígraf que li correspongui (obligatori a Bizkaia per a LROE model 140 de persones físiques). A https://www.qsoftnet.com/qfacwin-ticketbai-caracteristicas.php trobarà tota la informació d'ús i configuració de TicketBai. Recomanem la seva lectura, especialment la informació que fa referència a camps amb indicacions o restriccions especials en TicketBAI.

---

Temes relacionats:

Arxiu d'empreses.
Vídeo tutorial: Com crear una empresa.