EMPRESES

Vídeo tutorial: Com crear una empresa.

 

AFEGIR: Permet crear una empresa nova. Un cop creada l'empresa apareix una pantalla on es poden copiar els arxius mestres d'una altra empresa existent. Això permet tancar períodes d'una empresa i obrir un altre exercici amb tots els arxius mestres de l'antic i l'estoc inicial (si l'empresa ho tenia activat) però amb els arxius de factures, compres i despeses, albarans i comandes buits i preparats per al nou exercici. Si es desitja, es poden copiar els albarans pendents de facturar, les comandes pendents de servir, seguir amb les numeracions (factures, compres, etc.) de l'exercici anterior (copiar també numeracions) o començar de zero amb altres numeracions, etc. Aquesta opció permet eliminar articles o clients que ja no s'utilitzen ja que, al no aparèixer en cap factura, el programa permet el seu esborrat.

DUPLICAR: Es pot utilitzar per crear una nova empresa copiant les pantalles de l'empresa indicada. Els arxius estaran buits però no caldrà omplir les diferents pantalles de l'Empresa (Dades Empresa, Preferències, Tarifes, ...) amb les dades fiscals, logotip, formats d'impressió, etc. perquè els haurà copiat de l'original. És útil si a nivell fiscal no ha canviat l'empresa però es farà servir una altra en QFACWIN sigui per canviar d'exercici fiscal o per poder eliminar registres obsolets. Un cop creada l'empresa apareix una pantalla on es poden copiar els arxius mestres d'una altra empresa existent.

ESBORRAR: Esborraran tots els arxius de l'empresa que estigui marcada al llistat i no es podran recuperar. El programa sol·licitarà la seva confirmació abans d'executar aquesta acció.

MODIFICAR: Permet fer modificacions a una EMPRESA que ja estigui creada (com activar el control d'estoc, el recàrrec d'equivalència, etc.).

CONSULTAR: Es podran consultar totes les dades de l'empresa que tingui, però no es podrà modificar cap dada. Fent doble clic amb el ratolí sobre del nom de l'empresa, s'obrirà l'opció de CONSULTAR.

TANCAR ACTUAL: Tanca l'empresa activa per poder accedir a les dades d'una altra empresa.

OBRIR: Obre l'empresa seleccionada.

Empresa Inicial: estableix l'empresa que s'obrirà en executar el programa. Aquesta configuració es guarda a nivell d'usuari per la qual cosa cada usuari pot tenir una empresa inicial diferent.

 

COM CREAR UNA EMPRESA AMB LES DADES D'UNA ALTRA

El programari de gestió QFACWIN permet treballar amb diferents empreses. Segons les seves necessitats o preferències, les empreses poden representar diferents conceptes:

- L'activitat de diferents empreses físiques reals. Per exemple: Subministraments S.L. i Pepito S.A. En aquest cas, cada empresa tindrà els seus propis clients, articles i proveïdors i seran completament independents. N'hi ha prou amb prémer el botó Afegir, completar les dades de l'empresa i gravar.

- L'activitat d'una empresa física real en diferents períodes: Aquests períodes no tenen necessàriament que ser d'un any ni correspondre amb un sol exercici fiscal. Poden correspondre a dos anys, tres anys o es pot tenir tota la facturació a la mateixa empresa. Per exemple, la E00 contindria la facturació dels anys 2000 a 2004 i la E01 la dels anys 2005 a 2008 de la mateixa empresa física. Quan es dóna d'alta una empresa per continuar amb un nou període d'una empresa existent, el programari de gestió QFACWIN permet copiar les dades dels arxius mestres (Clients, Articles, Proveïdors, Bancs, estoc actual, etc.) de l'empresa que es tanca (la del període anterior) de manera que un cop copiades les dades, les dues empreses van per separat. Es recomana no canviar d'empresa cada any ja que es perd l'historial de compres i vendes a la nova empresa (es pot consultar consolidant les empreses en llistats i estadístiques). Més endavant trobareu l'apartat sobre com tancar l'any fiscal.

Si volem canviar de període l'any 2018 haurem d'afegir una empresa, la A01, que tindrà els seus propis arxius copiats de la A00. Per a això, primer afegim l'empresa o la dupliquem si es mantindran les mateixes dades a les diferents pantalles de l'empresa que a l'empresa original:

Just després d'afegir l'empresa apareix la pantalla que permet copiar els arxius mestres de la A00 a la A01. Cal indicar el codi de l'empresa i seleccionar les dades a copiar. En prémer Afegir, els arxius mestres de l'empresa original es copiaran a la nova empresa.

- L'activitat d'una empresa física real dividida en diferents sèries de facturació corresponents a activitats o departaments diferents però del mateix període de facturació: Aquesta opció s'utilitzava per gestionar diverses botigues en línia que compartien els mateixos productes però amb el mòdul per gestionar 5 botigues ja no és necessari. Es manté per conservar les dades dels anys anteriors. En aquest cas, el programari de gestió QFACWIN permet utilitzar els arxius mestres (Clients, Articles, Proveïdors) d'una altra empresa de manera que la empresa A00 tindria aquests arxius i la B00 utilitzaria els de l'A00. Encara que el procés és transparent per l'usuari, quan fem qualsevol canvi en aquests arxius des de l'empresa B00, en realitat es fa en els arxius de l'empresa A00 ja que la empresa B00 no els té i utilitza els de la A00. QFACWIN permet tenir diferents sèries de facturació amb diferents formats d'impressió en una mateixa empresa, pel que no és necessari crear una empresa per a cada sèrie.

Al llarg del manual es parla d'empresa propietària dels arxius quan una empresa té els seus propis arxius mestres (no utilitza els d'una altra empresa).

Per afegir una empresa que utilitza les dades d'una altra, n'hi ha prou amb indicar el codi de l'empresa propietària dels arxius a l'apartat Utilitza els arxius mestres d'una altra empresa:

 

Just després d'afegir l'empresa, també apareix la pantalla per afegir les dades d'una altra empresa. Com que l'empresa B01 no té els seus propis arxius ja que hem indicat que utilitzarà els de l'empresa A01, la còpia d'arxius té alguns camps deshabilitats: