Control d'estoc d'articles amb lot/caducitat
El mòdul de control d'estoc per lots i caducitats s'activa introduint la llicència corresponent i marcant la casella Utilitzar Lots a configurar -> preferències -> pestanya facturació.
Quan s'activa el sistema control d'estoc per lots i caducitats s'afegeix la pestanya Lots als articles per mostrar els lots i el camp per marcar els articles amb lots. En les línies de detall d'Albarans i factures de compra i de venda s'afegeixen els camps corresponents al lot i la caducitat.
A configurar -> preferències -> pestanya facturació també es pot configurar l'assignació automàtica de lots / caducitats i la validació dels lots.
- Assignació automàtica de lots: si es marca, quan des d'un albarà o factura es prenen dades d'un pressupost o comanda, el programa assigna els lots automàticament en funció de la disponibilitat i la caducitat dels lots existents a l'article. Poden modificar-se manualment seleccionant un altre lot.
- Validar lots: Si es marca, el programa obliga a posar lot si l'article admet lot (si té el camp Lot de la pestanya lots activat) i no permet posar lot si l'article no admet lot (si té el camp Lot de la pestanya lots desactivat).
En activar el mòdul es mostra la pestanya lots als articles. Marqueu el camp Article amb lot/caducitat per indicar que l'article ha de portar control de lots.
Aquest camp serveix tant per validar que sempre s'introdueixi lot si l'article ha de portar-lo com per evitar que per error s'introdueixin lots en articles que no l'admeten (tant en compres com en vendes).
Cal marcar-lo en tots els articles que tinguin lot. Si ja heu donat d'alta els articles, podeu marcar-los en bloc mitjançant una importació amb un CSV que tingui els camps:
- Codi de l'article: CCODIART
- Accepta Lot S/N: LLOT
En compres els lots només afecten Albarans i factures. En comandes de compres no es mostren. En vendes els lots només afecten albarans i factures. En comandes i pressupostos no es mostren.
L'estoc per lots és similar al d'articles: suma en compres i resta en vendes. Poden afegir-se manualment moviments de magatzem. El procés d'Utilitats-> Recalcular estoc també recalcula l'estoc de lots.
El programa permet afegir un lot sense caducitat però no una caducitat sense lot.
En compres i moviments de magatzem, si no existeix un lot / caducitat, s'afegeix.
En vendes el lot ha d'existir prèviament a l'article. Si existeix es permet posar-lo manualment encara que no tingui estoc suficient.
El dia de caducitat, el lot es considera caducat. Es consideren no caducats els anteriors a la data de caducitat. Si s'inclou un lot caducat (a data de l'albarà o de la factura) el programa avisa però permet seleccionar-lo.
En vendes, en posar el codi de l'article, pot assignar-se un lot manualment, prement [F4] o amb el botó de cerca a les columnes Lot i caducitat. Des de la pantalla de cerca es pot accedir al manteniment de l'article i afegir el lot si encara no s'ha donat d'alta.
Si està marcada l'opció Assignació automàtica de lots/caducitats, el programa busca el lot més antic no caducat i l'assigna directament (es pot modificar manualment seleccionant/afegint un lot). En gravar la línia es comprova que el lot indicat tingui prou estoc. Si l'estoc no és suficient, es posa a la línia actual tot l'estoc que tingui el lot/caducitat i es genera una nova línia amb la diferència (unitats demanades - estoc lot més antic) amb el lot següent en ordre a la data de caducitat més antiga. Si no n'hi hagués prou amb l'estoc del segon lot, es faria el mateix amb un tercer, etc. Si queden unitats per assignar i no es troben més lots el programa avisa i genera una línia amb les unitats pendents d'assignar i el lot en blanc.
L'ideal és començar de zero amb el procés de compres, assignant els lots conforme arribin i venent aquests.
Tanmateix, es pot indicar un estoc inicial a un lot mitjançant moviments de magatzem, però cal tenir en compte que un moviment de magatzem suma l'article i el lot. Per tant, en articles que ja estan donats d'alta a QFACWIN i tenen un estoc previ, cal afegir un moviment per restar les unitats sense lot i un altre per sumar les unitats de cada lot.
Per exemple, l'article A existia prèviament i té un estoc de 10 unitats. Per indicar que de les 10 unitats de l'article A, 7 són del lot L1 i 3 són del lot L2, caldria
- treure les 10 unitats de l'article A sense lot (un moviment de -10 amb el lot en blanc) i
- afegir un moviment de 7 a l'article A lot L1 i
- un altre moviment de 3 a l'article A lot L2.
Poden afegir-se les unitats de cada lot/caducitat amb una importació de moviments de magatzem en CSV. Ha de fer-se com si fossin moviments de magatzem amb les unitats a la columna QUANT (no amb el camp NSTOCK, que correspon a canviar estoc i genera un moviment amb la diferència). El csv ha de tenir els camps:
- Codi de l'article: CCODIART
- Unitats del moviment: QUANT
- Concepte del moviment (si és el mateix per a tots els moviments pot indicar-se a la pantalla d'importació en lloc de al csv): CDESCRI
- Lot: CLOT
- Data de caducitat (dd/mm/aaaa): DCADU
A l'apartat d'importar moviments de magatzem s'indica la data del moviment, el magatzem, la descripció si no s'ha inclòs en el csv i s'importa el csv.
En l'exemple de l'article A, l'estructura del csv hauria de ser:
A la pantalla d'importació indiquem la data, el magatzem i el concepte i premem el botó Arxiu CSV:
Un cop realitzada la importació podem comprovar els lots a l'article:
Els moviments importats queden gravats a l'arxiu de moviments de magatzem:
Per poder imprimir el lot i/o la caducitat en els documents cal recuperar els camps corresponents (DETALL->LOT/N.SERIE i DETALL->CADUCA) en el disseny del format.
A Llistats-> articles hi ha els llistats de moviments per Número de sèrie/lot i d'estoc per lots i caducitats que li permetran la traçabilitat de l'article.
Finalment, al menú Utilitats està disponible una opció per esborrar els lots/caducitats sense estoc de la pantalla Lots de l'article.