Utilitzar codis de barres

El lector de codis de barres llegeix el codi de barres i l'escriu on estigui el cursor en prémer el botó, ja sigui a la casella del codi d'una línia de detall d'un document de QFACWIN o un Word. Evita haver de teclejar el codi per cercar un article en donar d'alta un document. És pràcticament com un teclat i no hauria de tenir problemes en què QFACWIN el reconegui si té activat Utilitzar codis de barres a Preferències.

Per utilitzar codis de barres primer ha d'activar la funció al menú Configurar->Preferències->Pestanya facturació.

Podeu usar el codi de barres com a tal introduint-lo a la casella que apareix a les línies de detall quan s'activa. En donar d'alta un document i introduir el codi, QFACWIN el llegeix, cerca l'article que li correspon i completa la línia. En els articles cal indicar el codi de barres que els correspon a la pestanya que apareix a la seva fitxa quan s'activen. Pot haver-hi diversos codis per article, per exemple per a diverses unitats. El codi de barres no serveix per donar d'alta un article: només "escriu" el codi però no la resta d'informació d'aquell article (nom, tarifes, preu de compra, etc.).

Podeu utilitzar els codis de barres que tenen els articles o generar-ne uns de nous i incloure'ls a les etiquetes d'articles per llegir-los en afegir-los en documents.

En resum: són útils per omplir els documents si teniu els articles davant (per exemple en facturar en mostrador), per indicar per defecte diverses unitats i, en general, per indicar o localitzar articles.

Podeu utilitzar codis de barres de dues formes diferents:

- En el camp codi de barres

Per utilitzar els codis de barres que ja venen amb el producte, en afegir l'article, situï's sobre el camp codi de barres i llegeixi el seu codi de barres.

També podeu utilitzar la vostra pròpia codificació d'articles i emetre etiquetes amb el codi de barres corresponent als vostres codis. Podeu imprimir les etiquetes amb el tipus de codi de barres que seleccioneu en el vostre format d'etiquetes. Els codis de barres generats per QFACWIN han de tenir un mínim de 3 caràcters.

Les etiquetes d'articles s'imprimeixen a Llistats -> Articles.
Es poden seleccionar de tres formes diferents:
- Etiquetes per albarà: S'imprimeixen les etiquetes dels articles dels albarans de compra seleccionats.
- Etiquetes per factura de compra: S'imprimeixen les etiquetes dels articles de les factures de compra seleccionades.
- Etiquetes segons estoc: S'imprimeixen tantes etiquetes com estoc hi hagi dels productes seleccionats.

El format d'impressió de les etiquetes es pot seleccionar en cada impressió. Si no s'indica cap surt amb el format per defecte.

Es poden crear formats a mida amb el dissenyador de formularis a Configurar -> Dissenyar etiquetes d'articles.

Per canviar el tipus de codi de barres que ve per defecte (Code 39), creeu un nou format d'etiquetes amb el dissenyador de formularis, marqueu el camp "codi de barres de l'article" i premeu F11 (proprietats). Seleccioneu el tipus de codi de barres al desplegable de "tipus". Tingueu en compte que alguns tipus de codis de barres només admeten números i tenen longituds fixes per això recomanem utilitzar Code39 o Code39 extended ja que admeten caràcters alfanumèrics de qualsevol longitud.

Un cop els productes etiquetats amb codi de barres, en fer una venda només cal situar-se a la columna del codi de barres i anar introduint els codis de barres mitjançant el lector de codis de barres. El programa va llegint els articles i calculant els imports. En el cas que diversos articles tinguessin el mateix codi de barres apareix una pantalla de selecció per poder indicar el que cal incloure a la venda. En la pantalla es mostra una línia per article amb l'estoc i l'estat (Actiu o Descatalogat). Si treballa amb propietats també es mostraran a la pantalla. Aquesta pantalla permet configurar i cercar per diversos paràmetres així com ajustar l'amplada de les columnes.

 

 

- Utilitzant el número de sèrie

El sistema de números de sèrie serveix per controlar els articles mitjançant un número de sèrie únic independent del codi de l'article (per exemple en articles d'electrònica) codificat mitjançant codi de barres. En comprar els articles es etiqueten amb un número de sèrie auto-generat o s'utilitza el que ja vingui etiquetat amb el producte. En vendre els articles s'escaneja el número de sèrie amb un lector de codi de barres i el programa localitza l'article que es tracta.

Per activar aquest sistema vagi a Configurar -> Preferències -> pestanya Facturació i marqui "utilitzar número de sèrie". Amb això s'incorpora una columna per introduir el número de sèrie a les línies de detall de pressupostos, comandes, albarans i factures a clients i comandes, albarans i factures de proveïdors.

Quan es treballa amb el sistema de números de sèrie, cada línia del detall de compres o vendes ha d'incloure un sol producte amb el seu número de sèrie. En afegir dades de comandes a albarans i factures de compra i de venda, si estan els números de sèrie activats i l'article té marcada la casella Article amb número de sèrie, el programa traspassarà tantes línies com unitats per poder introduir el número de sèrie corresponent. Només es desglossaran els articles amb la casella marcada.

El funcionament del sistema de números de sèrie és el següent:

En afegir un albarà o una factura de compra prenent les dades d'una comanda al proveïdor, el programa desglossarà el detall posant tantes línies com unitats s'hagin demanat. Per exemple si s'han demanat 3 articles A, es desglossarà com 1 article A, 1 article A i 1 article A. D'aquesta manera es pot posar el número de sèrie únic de cada producte, ja sigui manualment o mitjançant lector de codi de barres.

En prémer desar, es generaran automàticament els números de sèrie per aquells articles la columna "número de sèrie" dels quals estigui en blanc i tinguin marcat, a la seva fitxa d'article, el camp "Generar número de sèrie". Per això primer ha de marcar aquest camp als articles (Arxius -> Articles -> Modificar) per als quals vulgui que es generi automàticament el número de sèrie.

Un cop generats els números de sèrie s'imprimeixen automàticament les etiquetes dels que s'han generat. Si cal tornar-les a imprimir, podeu fer-ho a Llistats -> Articles -> Etiquetes per albarans i Etiquetes per factures de compra.

A Empresa -> Manteniment -> Modificar -> pestanya Preferències, podeu posar el nom del format d'etiquetes que fareu servir i marcar els camps "imprimir etiquetes d'articles en altes" i "només imprimir etiquetes amb números de sèrie auto generats". El nombre de còpies indica el nombre d'etiquetes de cadascun que es imprimiran. Poseu 1 perquè s'imprimeixi una etiqueta de cada article.

El número de sèrie que es genera automàticament és un número correlatiu que es pren de les Numeracions de l'empresa. Podeu canviar el número a Configurar -> Numeracions Empresa. Per exemple si voleu començar amb el 10000 heu d'indicar darrer número: 9999.

En albarans i factures de vendes, podeu treballar introduint només el número de sèrie (ja sigui manualment o mitjançant lector de codi de barres). El programa busca l'article al qual pertany i omple i calcula tota la línia automàticament. També es pot introduir l'article i el número de sèrie. Llavors el programa comprova que el número de sèrie correspongui a l'article advertint en cas que no coincideixi. Si el número de sèrie no existeix en compres, el programa mostra un avís tot i que permet continuar amb la venda. Posteriorment cal veure què ha passat amb aquest número de sèrie i arreglar-ho manualment.

Per veure els moviments (compres i vendes) d'un número de sèrie determinat cal anar a Llistats -> Articles -> Moviments per número de sèrie.

 

En tots dos casos estalviareu molt temps si teniu marcat el camp "Posar unitats = 1 per defecte" a Configurar -> Preferències -> Pestanya facturació, ja que només haureu de situar-vos a la columna del codi de barres (o del número de sèrie) i llegir els codis de barres ja que les unitats es posaran automàticament a 1.