Camps de l'Arxiu de Factures

En aquesta pantalla es detallen els diferents camps de la factura i les opcions d'emplenament del detall a partir de dades de pressupostos, comandes o albarans.

Pantalla de detall:

ENLLAÇOS AMB ALTRES ARXIUS: En altes i modificacions tenim accés (mitjançant els botons de cerca o prement F4 dins dels camps que ho admetin) al manteniment de:

• Codi del client (de l'empresa propietària de l'arxiu de clients).
• Grups de Clients (de l'empresa propietària de l'arxiu de clients).
• Venedor (de l'empresa propietària de l'arxiu de venedors).
• Adreça d'enviament (en cas de ser diferent de la del client).
• Adreça de facturació (en cas de ser diferent de la del client).
• Magatzem (de l'empresa propietària de l'arxiu de magatzems).
• Transportista (es mostra a la pestanya Enviaments si està marcada la casella Imprimir etiquetes de transport en factures).
• Formes de pagament, mitjà i compte de cobrament (pestanya Cobraments, per cobraments a compte).

En consultes tenim accés al manteniment d'articles i categories mitjançant els botons de cerca que apareixen en fer clic o prement F4 dins dels camps corresponents.

En consultes, en fer doble clic sobre el camp número de comanda o prement el botó "veure document", s'obre la comanda. En factures per albarans, els albarans també es poden consultar fent doble clic sobre la línia en què es troben.

A la capçalera de les factures hi ha un botó contextual (que es mostra en fer clic dret amb el ratolí) que permet copiar el nom o l'e-mail del client al porta-retalls de Windows.

DADES DE PRESSUPOSTOS, COMANDES I ALBARANS

En altes i modificacions de factures apareixen els botons que permeten facturar automàticament un pressupost o un o més comandes i per facturar albarans. En prémer-lo apareix la finestra de cerca amb tots els pressupostos o comandes pendents (no servits o servits parcialment). Si accedeix des de l'arxiu de factures apareixeran tots els pendents, un cop seleccionat el client o accedint des de la seva suite, el programa mostrarà únicament els corresponents a dit client.

En seleccionar un pressupost, el programa traspassa automàticament totes les dades a la factura que estem afegint i demana si volem marcar el pressupost com a servit en gravar la factura.

En seleccionar dades de comandes, s'obre una finestra amb les comandes pendents, pot seleccionar una o més comandes del mateix client i indicar, del total d'unitats demanades, aquelles que facturarà. El programa traspassa automàticament les unitats pendents de servir (unitats demanades - unitats servides) a la factura que estem afegint. En gravar la factura, el programa acumula automàticament les unitats incloses a la factura en el camp unitats servides del detall de la comanda. Si tots els articles estan servits (unitats demanades = unitats servides) marca automàticament la comanda com a servida. Consulteu selecció de comandes.

La relació entre unitats servides d'una comanda i unitats lliurades d'una factura es manté en altes i modificacions: si eliminem una factura provinent d'una comanda, es descomptaran les unitats servides de la comanda i si la modifiquem, es descomptaran les unitats servides anteriors i s'acumularan les noves.

En prémer el botó Albarans s'activa la casella Facturació per albarans i canvia l'estructura dels camps del detall de la factura per poder incloure els albarans pendents de facturar a la data de la factura. Trobarà informació més detallada sobre Facturació per albarans a la secció de Camps Destacables.

-Omplir i exportar línies de detall en CSV: La importació en CSV en documents de compres i de vendes es realitza polsant el botó dret del ratolí sobre la reixeta del detall (en altes i modificacions) i seleccionant l'opció Importar CSV. Per exportar les línies de detall ja introduïdes, en consultes, altes o modificacions, n'hi ha prou amb seleccionar l'opció Exportar CSV al polsar el botó dret del ratolí sobre la reixeta del detall.

CAMPS DESTACABLES DE LA FACTURA

Sèrie i Número de factura: El valor d'aquest camp és únic per a tot l'arxiu. En Altes no es permet afegir un registre amb una sèrie i número ja existents. Les sèries de facturació es creen a cada empresa en manteniment d'empreses. Pot tenir numeració automàtica. Consulteu Numeracions.

Data factura: per defecte la del dia en altes. Prement F4 o fent doble clic apareix el calendari.

Codi del client: El programa pren per defecte les següents dades del client: Grup de clients, zona (codi postal), venedor, tarifa a aplicar, si té Recàrrec d'Equivalència, si està exempt d'IVA, si té IRPF, % descompte articles, % dte. PP, referència del client, l'adreça de facturació i d'enviament. Totes aquestes dades poden modificar-se manualment en cada document.

Imprès: Aquest camp es marca automàticament en imprimir una factura o guardar-la com a pdf.

Cobrat: És un camp automàtic que s'activa quan els rebuts estan cobrats. Només es pot marcar manualment en afegir la factura per indicar que està cobrada. Si té activada la pantalla de canvi a Preferències-> Impressores/TPV, en afegir una factura i marcar manualment la casella cobrat, apareixerà la pantalla de canvi i, en cas de tornar canvi, es mostrarà l'import tornat en el rebut. Pot imprimir l'import rebut i el canvi tornat si inclou els camps en el format d'impressió de factures.

Data liquidació de comissions: Apareix automàticament en calcular la liquidació de comissions si marca la casella Gravar comissions com a pagades i introdueix la data.

Magatzem: Si l'empresa té el control d'estoc activat, es demana el magatzem d'on es serveixen els articles. Pot ser qualsevol magatzem que existeixi a l'arxiu de magatzems de l'empresa. Per defecte es posa el magatzem 0 que correspon al magatzem central.

En els tres camps de concepte general, està disponible la funció de conceptes automàtics. Teclegi el codi de 3 dígits (per exemple el 001) en les tres primeres posicions i automàticament li apareixerà el concepte existent en l'arxiu de Conceptes Automàtics.

IVA inclòs: Si la seva empresa treballa amb IVA inclòs, configuri les tarifes que porten l'IVA inclòs (veure tarifes i consolidació). Pot tenir tarifes amb IVA inclòs per a clients finals, per a la botiga virtual i tarifes normals sense l'IVA per a distribuïdors, etc.

En pressupostos, comandes, albarans i factures quan s'aplica una tarifa amb IVA inclòs, es calcula la base imposable en funció del total mitjançant la fórmula Base = Total / 1,xx sent xx el percentatge de l'IVA.
En aquests casos, el disseny de la factura o tiquet ha d'incloure un literal d'IVA inclòs i normalment no s'imprimeix la base imposable.

Els camps Exempt d'IVA i Recàrrec d'Equivalència s'agafen per defecte de l'indicat en el client, encara que poden canviar-se en cada document.

 

El camp Factura simplificada es marca automàticament si el client no té indicat un NIF.

Facturació per albarans: Si es marca apareix un quadre amb tots els albarans pendents (no facturats) del client de data anterior a la data de factura. Es mostra un resum amb el número d'albarà, la data, la comanda i el total. Pot seleccionar un a un, tots, o treure els albarans ja seleccionats. El programa calcularà automàticament en funció dels albarans i en gravar posarà el número de factura a cada albarà. Es pren com a forma de pagament la del primer albarà (en versions anteriors es prenia la del client). Si la forma de pagament té marcada la casella posar rebuts com a cobrats, es donarà per cobrada la factura. També es prenen la tarifa i el venedor del primer albarà (si està indicat).
Al consultar una factura per albarans pot accedir al contingut d'un albarà fent doble clic amb el ratolí sobre el registre corresponent. En modificar-la pot accedir i modificar els albarans. També pot modificar el títol dels albarans perquè s'imprimeixi segons les seves necessitats.

Tipus: En facturae no nacionals, per a Veri*factu i TicketBai cal seleccionar si es tracta de béns o serveis.

Descomptes: En factures existeixen tres tipus de descomptes:

• Descompte per línia: S'aplica a cada article, servei o línia de facturació. Pot introduir-se qualsevol % de fins a 4 decimals o l'import del descompte i pot ser diferent en cada línia. El programa ho calcula sobre la base del descompte i el resta d'ella, posant el resultat en el camp import amb el descompte ja calculat. Aquest percentatge es pren per defecte de l'article.
• Descompte General: S'aplica sobre tots els articles que tinguin el camp Dto. General = S, prenent com a base el camp import (que podria incloure els descomptes per línia) El percentatge aplicat és el mateix per a tots els articles i es posa en el camp Dto. Article de la factura. Aquest percentatge es pren per defecte del client, però pot variar-se en cada factura.
• Descompte per prompte pagament: S'aplica sobre les bases resultants després d'aplicar el descompte general i abans de calcular impostos. El percentatge aplicat és el mateix per a tota la factura i es posa en el camp Dto. P.P. de la factura. Aquest percentatge es pren per defecte del client, però pot variar-se en cada factura.

Imprimir en segona moneda. Aquest camp es mostra quan l'empresa tingui definida una segona moneda, si es marca aquesta casella, en imprimir, el programa recalcula i imprimeix tota la factura en la segona moneda.

Referència del client: Se pren per defecte del que s'indica en el client, tot i que es pot canviar en cada factura.

Núm. comanda client: En aquesta casella pot anotar-se el número de comanda del client. Pot imprimir-se en les comandes incloent en el format d'impressió (menú Recuperar) el camp FACTURA-> NÚM PEDIDO CLIENT.

 

PESTAÑA FACTURA 2

A la pestanya Factura2 pot indicar arxius relacionats i, si disposa del mòdul Facturae, alguns dels camps específics. A les versions QFACWIN TICKETBAI es guarden les dades de l'enviament de la factura a l'agència tributària corresponent. A https://www.qsoftnet.com/qfacwin-ticketbai-caracteristicas.php trobarà tota la informació d'ús i configuració de TicketBai. Recomanem la seva lectura, especialment la informació que fa referència a camps amb indicacions o restriccions especials en TicketBAI. En aquesta pestanya també pot indicar un format d'impressió específic per a aquesta factura concreta en cas de ser necessari.

ARXIUS RELACIONATS: En altes i modificacions es poden adjuntar arxius relacionats (com un pressupost detallat en Word, la fitxa tècnica d'un article o una factura d'un proveïdor en PDF). Premi el botó de cerca per a indicar l'arxiu relacionat. Per a accedir al document premi el botó obrir i Windows l'obrirà amb el programa que tingui assignat per defecte per a aquesta mena d'arxiu. En indicar un arxiu relacionat, es desa una còpia del document en la carpeta docs del programa.

En activar el mòdul FACTURAE que genera les factures en format Facturae (Espanya) i les signa digitalment en base al certificat de l'emissor, a la pestanya Factura(2) podrà indicar alguns camps específics (dates d'inici i final del període de facturació de Facturae) i els necessaris per a les rectificatives. A la pestanya Rebuts haurà d'indicar la forma de pagament de facturae.

Si té marcada l'opció Activar paqueteria en Configurar-> Preferències i imprimir etiquetes de transport en factures, s'activa la pestanya Enviament amb els camps:
Tipus de Portes es pren del client és un camp descriptiu per incloure el tipus de portes (devoltes, pagades, etc), Pes, Número de Bultos (es sumen els bultos indicats en el detall). Si també està marcat el camp incorporar pesos es mostraran els pesos dels articles en les línies de detall i es sumaran, anotant el total a la casella Pes. Si no està marcat, pot indicar manualment el pes total. En imprimir la factura s'imprimiran també les etiquetes per als paquets. Pot especificar el format d'etiquetes de transport a nivell de transportista incloent-lo a la fitxa del transportista, independentment del format que s'apliqui per defecte definit per a l'Empresa. Per a alguns transportistes com TIPSA o ENVIALIA, està disponible un mòdul d'integració per a altes/baixes d'enviaments i generació d'etiquetes.

Si utilitza el mòdul d'integració amb empreses de transport, es mostren els camps Alta enviament i etiqueta per marcar si cal donar d'alta l'enviament i Tipus d'enviament per seleccionar el servei corresponent. Els camps Tracking, en el qual s'indica el número d'albarà de l'empresa de transport i Referència es omplen automàticament quan baixen al programa juntament amb les etiquetes en donar d'alta el servei. Per fer un retorn cal seleccionar el tipus d'enviament i marcar la casella Retorn. En modificacions, si la factura ja té assignat el número d'enviament (ja s'ha notificat a l'empresa de transport), en lloc del check de gestió de l'enviament apareixerà un botó per connectar-se amb el transportista i borrar l'enviament. Per generar el nou enviament basta amb gravar els canvis amb el check marcat.

---

Temes relacionats:

Rebuts.
Pagaments a compte.
Línies de detall en factures.
Gestió de transportistes.
Opcions generals de manteniment.