Camps de l'Arxiu d'Articles i serveis

En aquesta pàgina es detallen els camps de l'arxiu d'articles i serveis que apareixen a les diferents pestanyes de la fitxa de l'article.

Pantalla de detall:

ENLLAÇOS AMB ALTRES ARXIUS: En altes i modificacions tenim accés (mitjançant els botons de cerca o prement F4 dins dels camps que ho admetin) al manteniment de:

• Grups d'Articles (de l'empresa propietària de l'arxiu d'articles)
• Fabricants (de l'empresa que tinguem seleccionada)
• Proveïdors (de l'empresa propietària de l'arxiu d'articles)
• Tipus d'IVA (de l'empresa que tinguem seleccionada)

En consultes es mostren les pestanyes de Comandes de compra i de venda, vendes i compres de l'article. També es poden consultar proveïdors, fabricants i categories amb els botons de cercar o F4.

CAMPS DESTACATS:

Codi de l'Article. El valor d'aquest camp és únic per a tot l'arxiu. En Altes no es permet afegir un registre amb un codi que ja existeixi. Tot i que el camp és alfanumèric, pot tenir numeració automàtica (0000001, 0000002). Consulteu Numeracions.

Article o servei és la descripció del producte, article o servei.

Categoria és el grup d'articles (família o categoria) al qual pertany. Si s'indica, ha d'existir a l'arxiu de categories.

Data d'alta és la data en què es dóna d'alta un article.

Fabricant és qui fabrica l'article. Si es posa, ha d'existir a l'arxiu de fabricants. El fabricant coincideix amb el proveïdor quan comprem l'article directament al fabricant. Si el comprem a un majorista o distribuïdor, el fabricant i el proveïdor seran diferents. En seleccionar un fabricant, es omplen per defecte els camps de pàgina web de l'article que es troben a la pestanya d'Internet.

% Descompte article és el descompte que s'aplica per defecte a l'article (pot canviar-se o eliminar-se) en pressupostos, comandes, albarans i factures.

Accepta descompte Gral. En calcular pressupostos, comandes, albarans i factures, només s'aplica el descompte general sobre articles o serveis que ho admetin. Tot i que es pot canviar en cada factura, el valor per defecte de l'article o servei serà el d'aquest camp.

Accepta descompte en línies. Només s'aplica el descompte en línies sobre articles o serveis que ho admetin. Si la casella està marcada, el programa permet indicar un descompte a nivell de línia en aquest article en incloure'l (en altes i modificacions) en pressupostos, comandes, albarans i factures. Si la casella no està marcada el programa no permet que s'indiqui aquest tipus de descompte.

Unitats de venda mínima: Aquí pots indicar les unitats de venda mínima i si la venda és en paquet. El programa controla si les unitats superen el mínim o són múltiples (exemple: si la venda mínima = 12 les unitats poden ser 12, 13, 14 o més. Si es marca en paquet han de ser múltiples: 12, 24 o 48). Aquest camp es pot pujar a la botiga de osCommerce (osCommerce Configurar-> pestanya Contribucions (2)).

Pes. És el pes de l'article. S'utilitza en:
- la composició d'articles per percentatge i pes per determinar la quantitat a descomptar de l'estoc.
- Per calcular l'import si el programa té activada la facturació per pesos a preferències. Llavors, el preu de tarifa es pren com a preu d'unitat de pes i l'import es calcula segons la fórmula:
import = ( unitats x pes de l'article ) x preu de tarifa.

Proveïdors: Aquesta graella conté les dades dels proveïdors: número d'ordre (preferència de compra), codi, proveïdor, referència del proveïdor, propietats de l'article (si està activat), unitats, preu de compra, descompte, preu final, unitats mínimes de venda, pack, data de l'última compra i descripció del producte del proveïdor.
Quan els nostres proveïdors tenen diferents envasos o presentacions dels articles que difereixen de les nostres unitats de venda, les unitats del proveïdor indiquen les unitats que conté la referència del proveïdor en relació amb el nostre article. Per exemple, en una papereria el proveïdor ven les gomes d'esborrar en caixes de 24 a 12€ la caixa, però, a la papereria les gomes d'esborrar es venen per unitats. L'article de la papereria serà: goma d'esborrar (una unitat) i la referència del proveïdor tindrà 12 unitats i preu = 12€. El programa mostrarà el preu final del proveïdor del nostre article dividint el preu pel nombre d'unitats (12/24 = 0,5€) tenint en compte el descompte. També podem definir les equivalències perquè el programa faci la conversió d'unitats automàticament si a Configurar -> Preferències -> Pestanya facturació està activada la casella Aplicar conversió d'unitats de proveïdors. Per utilitzar la conversió automàtica, consulteu conversió d'unitats de venda del proveïdor.
Pel que fa a les unitats mínimes de venda i pack, el programa controla si les unitats superen el mínim o són múltiples (exemple: si venda mínima = 12 les unitats poden ser 12, 13, 14 o més. Si es marca en pack han de ser múltiples: 12, 24 o 48).
Cada article pot tenir il·limitats proveïdors.
Per eliminar una línia de la graella cal fer clic amb el botó dret del ratolí i seleccionar l'opció eliminar línia actual. Sobre la graella apareix, a títol informatiu, el proveïdor habitual. Es pot seleccionar entre els registres de la graella quin és el proveïdor habitual, fent clic amb el botó dret del ratolí i seleccionant l'opció corresponent. El botó Treure habitual borra el proveïdor habitual però no el elimina de la graella. Es pot modificar l'amplada de les columnes de la graella per ajustar-la a les necessitats. Una vegada ajustades cal prémer amb el botó dret del ratolí i seleccionar l'opció Guardar mides pantalla. Es pot tornar a la configuració original del programa seleccionant l'opció Restaurar mides per defecte.

Article amb número de sèrie: Si es marca aquesta casella, en afegir dades de comandes a albarans i factures de compra i de venda, si estan els números de sèrie activats, el programa traspassarà tantes línies com unitats per poder introduir el número de sèrie corresponent. Només es desglossaran els articles amb la casella marcada. Mostra el total d'unitats venudes de l'article i les venudes durant el mes anterior. Consulteu com treballar amb codis de barres i números de sèrie.

Generar número de sèrie: Si està activat el sistema de números de sèrie i l'article té marcada aquesta casella, en afegir un albarà o una factura de compra prenent les dades d'una comanda al proveïdor, el programa desglossarà el detall posant tantes línies com unitats s'hagin demanat i, en prémer gravar, s'autogeneraran els números de sèrie per a aquells articles la columna "número de sèrie" estigui en blanc. El número de sèrie que s'autogenera és un número correlatiu que es pren de les Numeracions de l'empresa. Es pot canviar el número a Configurar -> Numeracions Empresa.

Mesos Garantia: Indiqui el total de mesos de garantia que té l'article. En afegir un RMA (retorn d'articles en garantia) s'inclouen aquests mesos en el registre.

El quadre d'unitats venudes fa referència al resum del total de vendes d'aquell article: Acumulades fa referència al total d'unitats d'aquell article que s'han venut a l'empresa activa de QFACWIN i en el Període es mostren les unitats venudes durant l'últim mes. En el menú d'Utilitats, hi ha l'opció Recalcular Acumulats, que recalcula les vendes de tots els articles de l'empresa a partir de les dades dels arxius de vendes. Normalment no és necessari executar aquest procés ja que s'acumulen automàticament. S'ha d'executar en cas de fallada del sistema (tall de subministrament elèctric, error de Windows, etc.)

Controlar l'Estoc. Marqui aquest camp si vol que el programa porti el control d'estoc de l'article (sempre que l'Empresa tingui activat el control d'estoc) i desmarqui'l si no li interessa portar un estoc en aquest article. Per exemple, una empresa de reparacions que factura materials i mà d'obra activarà el control d'estoc només en els materials ja que mantenir un control d'estoc de les hores de mà d'obra no té sentit.
Atenció: Si modifica aquest camp en un article que ja té moviments (compres, vendes, moviments de magatzem) executeu l'opció Recalcular Estoc del menú d'utilitats.

Estoc mínim: Indiqui les unitats mínimes d'estoc perquè el programa avisi. Quan es produeixi l'estoc mínim de l'article el programa mostrarà un avís si ho ha configurat a l'Empresa (Empresa->Manteniment->pestanya Dades empresa).

Data disponibilitat: Es completa automàticament amb les comandes al proveïdor sempre que sigui una data posterior al dia corrent i s'esborra en descomptar del que s'ha enviat en albarans i factures de compra. La data de disponibilitat es calcula automàticament segons el termini de lliurament indicat en la fitxa del proveïdor i també es pot anotar manualment.

Estoc actual: Si l'empresa té activat el control d'estoc, en consultes es visualitza l'acumulat de l'estoc actual de l'empresa que tinguem seleccionada mostrant les unitats que hi ha als magatzems 0 i 1. En aquesta pantalla es mostra l'estoc però no es modifica. L'estoc es calcula a partir dels documents de compres i de vendes i es pot modificar (regularitzacions, mermes inventari,...) amb moviments de magatzem o amb el botó per editar l'estoc.

Editar estoc: En prémer l'icona per editar l'estoc, es mostra una pantalla amb l'estoc actual o a una data determinada i es permet canviar-lo tant en altes i modificacions com en consultes. Es grava el moviment de magatzem per la diferència per fixar l'estoc en les unitats indicades. Per poder fer-ho, l'usuari ha d'estar autoritzat a modificar magatzems.

Si a preferències té activada la facturació per venciments apareixen els camps per indicar si l'article o servei té venciment i el nombre de mesos.

En activar el mòdul SINLI en el menú Preferències-> General es mostren dos nous camps per SINLI: Autor i ISBN. Aquests camps es completen automàticament en incorporar articles a través del mòdul SINLI.

En activar el cànon digital/Taxa en el menú Preferències-> Facturació (2) es mostra el camp per indicar l'article corresponent al cànon digital. Tant en compres com en vendes, quan s'afegeix un article amb cànon a la línia de detall, el programa insereix automàticament la línia del cànon. També serveix per facturar automàticament un segon article en facturar el principal al qual està associat.

TARIFES:

Si en la configuració de l'empresa (Empresa->Manteniment->pestanya Dades empresa) està activat el camp Actualitzar preus de compra, el preu de compra s'actualitzarà automàticament en introduir albarans o factures de compra. Per evitar incorreccions quan s'introdueixen albarans o factures antigues, el preu de compra només es actualitza si la data de l'albarà o factura és major o igual que la data de la darrera compra de l'article. No obstant això, si l'article té components i la composició activada, el preu de compra s'actualitza amb la suma dels preus de compra dels seus components.

Si en la configuració de l'empresa (Empresa->Manteniment->pestanya Dades empresa) està activat el camp Actualitzar preus de compra, cada vegada que s'actualitza el preu de compra, el programa actualitza automàticament el preu de compra dels articles en els quals figura com a component.

El camp Cost transport serveix per tenir en compte el cost de transport de cada unitat de l'article en compres en calcular el preu de cost de l'article. El preu de cost del transport és un camp que s'ha de omplir i actualitzar manualment amb el preu unitari del cost del transport de l'article. Aquest preu del transport es sumarà al preu de compra de l'article per a:

• calcular els preus de venda basats en increments de preu de compra.
• calcular el cost d'albarans i factures.
• calcular el marge de benefici.
• calcular el preu de compra dels articles compostos: és la suma del preu de compra + el preu del transport de tots els seus components.

El camp preu de compra mitjà (cost ponderat) és un camp informatiu que es calcula automàticament segons la fórmula:
(preu compra mitjà * Unitats estoc) + (preu compra * unitats comprades) / (Unitats estoc + unitats comprades)

La data de última compra i la data de última venda són camps automàtics que s'actualitzen en introduir albarans i factures de compra o albarans i factures de venda incloent vendes amb TPV. El procés de recalcular acumulats de vendes, recalcula la data de última venda de tots els articles.

El preu de venda que té l'article en cada tarifa es pot introduir directament o deixar que el programa ho calculi en funció d'un % d'increment sobre el preu de compra.

Si s'indica un % d'increment sobre el preu de compra en alguna tarifa, el preu d'aquesta tarifa es recalcularà cada vegada que varii el preu de compra. El càlcul dels preus de venda es fa arrodonint a dos decimals. Si voleu canviar els decimals heu d'anar a Empresa-> Manteniment i a la pestanya Dades empresa modificar el camp nombre de decimals per a preus.

El marge és el percentatge del preu de venda que correspon al benefici brut. El seu valor ve determinat per la fórmula: (preu venda - preu cost) / preu venda.

Preu d'oferta a Internet. Cada tarifa admet un preu d'oferta a Internet. Si s'inclou un preu en aquest camp, l'article constarà com a article en oferta a la web, apareixent ratllat el preu normal i vigent el que s'introdueixi en aquest camp. Els preus d'oferta sempre són sense IVA (encara que la tarifa tingui IVA inclòs). S'aplica només si l'oferta és menor que el preu de venda. Per treure l'article de les ofertes, només cal posar aquesta casella a 0.

Calcular preu segons taula de transport: Serveix per a articles de despeses de transport. Indica al programa que ha de calcular el preu d'aquest article mitjançant la taula de preus de transport. Quan incloem un article relacionat amb una taula de transport en un pressupost, comanda, albarà o factura, el programa calcularà automàticament el preu en funció de la direcció d'enviament del client, el pes dels productes (suma dels pesos dels articles) i la taula relacionada amb aquest article.

Avís en compres: Introduint un text en aquest camp, salta un avís amb el text indicat cada vegada que es fa una operació de compres amb aquest article.

Avís en vendes: Introduint un text en aquest camp, salta un avís amb el text indicat cada vegada que es fa una operació de vendes amb aquest article.

Podeu actualitzar els preus de compra i de venda dels articles de forma automàtica en el menú-> Utilitats-> Actualitzar preus.

CODI DE BARRIS:

Cada article pot tenir diversos codis de barres a causa de països de fabricació, codificacions o nombre d'unitats diferents per paquet. QFACWIN permet desar aquests codis de barres amb les seves respectives unitats de forma que, en llegir el codi de barres es puguin establir les unitats. Exemple: un bolígraf té un codi de barres i una caixa de 50 bolígrafs un altre. Tots dos identifiquen el mateix article però en escanejar se'n posaran 1 o 50 unitats en funció del codi de barres.

En aquesta pestanya s'indica també la ubicació dels articles al magatzem. Aquesta ubicació es pot imprimir en els documents de compres i vendes per facilitar la localització i ordenació dels articles al magatzem.

PROPIETATS:

La pestanya propietats es visualitza quan el mòdul de Propietats d'articles està contractat. Consulteu el detall de la pestanya Propietats d'articles.

COMPOSICIÓ:

Si l' Empresa té activada la composició d'articles, es visualitzarà la pestanya de definició de composicions.

INTERNET:

Marqui la casella internet perquè l'article formi part de la seva botiga virtual a Internet. Els articles i les fotos, es pugen a les botigues virtuals de QFACWEB, OsCommerce, PrestaShop i WooCommerce amb les opcions d'actualització del menú WEB. En marcar un article que ja tenia fotos perquè pugi a internet, QFACWIN modifica automàticament la data de les fotos perquè pugin a la web. Tingui en compte que aquesta data no s'actualitza automàticament si els articles es marquen utilitzant una importació de dades en CSV.

La descripció llarga de l'article és la que apareix a la web juntament amb les fotos a la pàgina de detall de l'article.

Les pàgines web de l'article contenen l'adreça web (URL) del fabricant amb la informació de l'article. Per defecte, s'agafen del fabricant. Alguns fabricants tenen pàgines diferents amb les característiques de cada article.

Els camps de descripció i descripció llarga en idioma 2 s'utilitzen en les webs en dos idiomes per al segon idioma.

Els grups d'articles que pujaran a la web com a categories es prenen dels articles seleccionats. Així, si tenim 10 grups d'articles a l'empresa però només seleccionem articles d'un grup per vendre a la web, a Internet només apareixerà aquest grup (categoria).

Número d'ordre al catàleg: Indiqui el número d'ordre en què vulgui que aparegui l'article al catàleg.

Si la botiga és OsCommerce, indiqui si l'article ha d'aparèixer a les seccions Novetats (1) o Destacats (2), si utilitza la contribució features (destacats). Si la botiga és PrestaShop, indiqui 2 perquè aparegui a Destacats.

En activar el mòdul per gestionar 5 botigues d'Internet en aquesta pantalla es mostra l'opció per indicar a quines botigues ha de pujar l'article. Trobarà informació sobre el mòdul al blog de QFACWIN.

FOTOS:

Podeu introduir sis fotos de cada article per transferir automàticament a la web (catàleg, botiga virtual, OsCommerce) o per dissenyar etiquetes, catàlegs, fitxes de producte o tarifes de preus amb els llistats configurables. Les fotos es guarden en el programa, independentment que les tingui en una altra carpeta. El nom de les fotos admet fins a 100 caràcters. Un cop ha inserit alguna foto, el botó inserir foto es posiciona a l'última carpeta des d'on es van prendre les imatges.

La mida original de les fotos es manté a la web si en la configuració de la web no està activat reduir mida fotos grans.

Si s'activa reduir mida fotos grans, es reduiran proporcionalment les fotos que superin les següents mides:
- Fotos verticals: 300 píxels d'alt x 214 de llarg.
- Fotos horitzontals: 179 píxels d'alt x 250 de llarg.

La mida real de les fotos es mostra al passar amb el ratolí per sobre d'elles.

A la pestanya Fotos també podeu indicar arxius relacionats.

ARXIUS RELACIONATS: En altes i modificacions es poden adjuntar arxius relacionats (com un pressupost detallat en Word, la fitxa tècnica d'un article o una factura d'un proveïdor en PDF). Premi el botó de cerca per a indicar l'arxiu relacionat. Per a accedir al document premi el botó obrir i Windows l'obrirà amb el programa que tingui assignat per defecte per a aquesta mena d'arxiu. En indicar un arxiu relacionat, es desa una còpia del document en la carpeta docs del programa.

 

PEDIDOS COMPRA, PEDIDOS VENTA, COMPRAS I VENTES:

Les pestanyes de Comandes de compra i de venda, Compres i vendes són descriptives i només apareixen en consultes, no en altes o modificacions. Mostren les compres i vendes de l'article. Permeten consultar els documents (comandes de compra, factures i albarans de compra i venda) fent doble clic a la graella. Si s'utilitzen propietats als articles es mostren els camps per filtrar les dades per atributs.