Camps de l'Arxiu d'Albarans

En les transaccions comercials, els documents d'Albarà són els corresponents a l'entrega de mercaderies. Aquest terme varia segons els països i pot anomenar-se resguard, nota de remissió o guia de despatx, entre d'altres. Podeu ajustar la nomenclatura a Configurar-> Preferències-> pestanya Regional.

Pantalla de detall:

ENLLAÇOS AMB ALTRES ARXIUS: En altes i modificacions tenim accés (mitjançant els botons de cerca o prement F4 dins dels camps que ho admetin) al manteniment de:

• Codi del client (de l'empresa propietària de l'arxiu de clients).
• Transportista (de l'empresa propietària de l'arxiu de clients).
• Venedor (de l'empresa propietària de l'arxiu de venedors).
• Adreça d'enviament (en cas de ser diferent de la del client).
• Adreça de facturació (en cas de ser diferent de la del client).
• Magatzem.
• Formes de pagament, mitjà i compte de cobrament (pestanya Cobraments, per a cobraments a compte).

En consultes tenim accés al manteniment d'articles i categories mitjançant els botons de cerca que apareixen en fer clic o prement F4 dins dels camps corresponents.

En consultes, en fer doble clic sobre el camp número de comanda o clic al botó "veure document", s'obre la comanda. Un cop facturat, les factures també es poden consultar de la mateixa manera.

A la capçalera dels albarans hi ha un botó contextual (es mostra en fer clic dret amb el ratolí) que permet copiar el nom o l'e-mail del client al porta-retalls de Windows.

DADES DE PRESSUPOSTOS I COMANDES

En altes i modificacions d'albarans apareixen els botons que permeten afegir automàticament les dades d'un pressupost, una o més comandes o d'un albarà de compra. En prémer-ho apareix la finestra de cerca amb tots els pressupostos, comandes pendents (no servides o servides parcialment) o els albarans de proveïdor. Si accedeix des de l'arxiu d'albarans apareixeran tots els pendents, un cop seleccionat el client o accedint des de la seva suite, el programa mostrarà únicament els corresponents a aquest client.

En seleccionar un pressupost, el programa traspassa automàticament totes les dades a l'albarà que estem afegint i demana si volem marcar el pressupost com servit en desar l'albarà.

En seleccionar dades de comandes, s'obre una finestra amb les comandes pendents, podeu seleccionar una o més comandes del mateix client i indicar, del total d'unitats demanades, quines servireu. El programa traspassa automàticament les unitats pendents de servir (unitats demanades - unitats servides) a l'albarà que estem afegint. En desar l'albarà, el programa acumula automàticament les unitats incloses en l'albarà al camp unitats servides del detall de la comanda. Si tots els articles estan servits (unitats demanades = unitats servides) marca automàticament la comanda com a servida. Consulteu selecció de comandes.

En seleccionar un albarà de compra, el programa traspassa automàticament totes les dades a l'albarà de venda que estem afegint.

-Omplir i exportar línies de detall en CSV: La importació en CSV en documents de compres i de vendes es realitza polsant el botó dret del ratolí sobre la reixeta del detall (en altes i modificacions) i seleccionant l'opció Importar CSV. Per exportar les línies de detall ja introduïdes, en consultes, altes o modificacions, n'hi ha prou amb seleccionar l'opció Exportar CSV al polsar el botó dret del ratolí sobre la reixeta del detall.

CAMPS DESTACATS:

Número d'albarà: El valor d'aquest camp és únic per a tot l'arxiu. En Altes no es permet afegir un registre amb un codi que ja existeixi. Pot tenir numeració automàtica. Consulteu Numeracions.

Data d'albarà: Per defecte la del dia en altes. Prement F4 apareix el calendari.

Codi del client: El programa pren per defecte les següents dades del client: tarifa a aplicar, exempt de l'IVA, si té Recàrrec d'Equivalència, % descompte articles, referència del client, l'adreça d'enviament i si està activa la paqueteria a preferències, el tipus de ports i el transportista. Totes aquestes dades es poden canviar en cada albarà.

Retenir: Si per algun motiu us interessa retenir un albarà, marqueu aquesta casella. L'albarà no es facturarà ni apareixerà en facturació per albarans.

Data liquidació de comissions: Apareix automàticament en calcular la liquidació de comissions si marqueu la casella Grabar comissions com a pagades i introduïu la data.

Si el programa està configurat (vegeu preferències) per a Empreses de transports o té la paqueteria activada, demanarà el Codi del transportista. Si es completa, ha d'existir a l'arxiu transportistes. Per a alguns transportistes com ara TIPSA o ENVIALIA, està disponible un mòdul d'integració per a altes/baixes d'enviaments i generació d'etiquetes.

Magatzem: Si l'empresa té el control d'estoc activat, es demana el magatzem del qual es serveixen els articles. Pot ser qualsevol magatzem que existeixi a l'arxiu de magatzems de l'empresa. Per defecte es posa el magatzem 0 que correspon al magatzem central.

En els tres camps de concepte general, està disponible la funció de conceptes automàtics. Teclegi el codi de 3 dígits (per exemple el 001) en les tres primeres posicions i automàticament li apareixerà el concepte existent en l'arxiu de Conceptes Automàtics.

IVA inclòs: Si la seva empresa treballa amb IVA inclòs, configuri les tarifes que porten l'IVA inclòs (veure tarifes i consolidació). Pot tenir tarifes amb IVA inclòs per a clients finals, per a la botiga virtual i tarifes normals sense l'IVA per a distribuïdors, etc.

En pressupostos, comandes, albarans i factures quan s'aplica una tarifa amb IVA inclòs, es calcula la base imposable en funció del total mitjançant la fórmula Base = Total / 1,xx sent xx el percentatge de l'IVA.
En aquests casos, el disseny de la factura o tiquet ha d'incloure un literal d'IVA inclòs i normalment no s'imprimeix la base imposable.

Els camps Exempt d'IVA i Recàrrec d'Equivalència s'agafen per defecte de l'indicat en el client, encara que poden canviar-se en cada document.

 

Descomptes: En albarans existeixen dos tipus de descomptes:

• Descompte per línia: S'aplica a cada article, servei o línia de facturació. Es pot introduir qualsevol % de fins a 4 decimals o l'import del descompte i pot ser diferent en cada línia. El programa ho calcula sobre la base del descompte i el resta d'ella, posant el resultat al camp "import" amb el descompte ja calculat.
• Descompte General: S'aplica sobre tots els articles que tinguin el camp "Dto. General" = S, prenent com a base el camp "import" (que podria incloure els descomptes per línia). El percentatge aplicat és el mateix per a tots els articles i es posa al camp "Dto. Article" de la factura. Aquest percentatge es pren per defecte del client, però es pot variar en cada factura.
  

Nota: Si modifiqueu un albarà i canvia la tarifa, apareix un quadre de diàleg perquè pugueu seleccionar si s'ha de recalcular el document tenint en compte la nova tarifa i el quadre de descomptes del client.

La Referència del client i l'adreça d'enviament es prenen per defecte del que s'indica en el client, encara que es poden canviar en cada albarà.

Núm. comanda client: En aquesta casella es pot anotar el número de comanda del client. Es pot imprimir en les comandes incloent en el format d'impressió (menú Recuperar) el camp ALBARÀ-> NÚM COMANDA CLIENT.

Si teniu marcada l'opció activar paqueteria a preferències, s'activen els camps:
Tipus de Ports es pren del client és un camp descriptiu per incloure el tipus de ports (deutors, pagats, etc.), Pes, Número de Bults (se sumen els bults indicats en el detall) i l'opció per seleccionar si voleu imprimir albarà per al transportista i etiquetes per als paquets. Si també està marcat el camp incorporar pesos es mostraran els pesos dels articles a les línies de detall i es sumaran, anotant el total en la casella pes. Si no està marcat, podeu indicar manualment el pes total.

Si utilitzeu el mòdul d'integració amb empreses de transport, es mostren els camps Alta enviament i etiqueta per marcar si cal donar d'alta l'enviament i Tipus d'enviament per seleccionar el servei corresponent. Els camps Tracking, on s'indica el número d'albarà de l'empresa de transport i Referència es completen automàticament quan baixen al programa juntament amb les etiquetes en donar d'alta el servei. Per fer un retorn cal seleccionar el tipus d'enviament i marcar la casella Retorn. En modificacions, si l'albarà ja té assignat el número d'enviament (ja s'ha notificat a l'empresa de transport), en lloc del check de gestió de l'enviament apareixerà un botó per connectar-se amb el transportista i esborrar l'enviament. Per generar el nou enviament només cal desar els canvis amb el check marcat.

Pestanya Observacions: En altes i modificacions podeu realitzar anotacions amb les observacions de l'enviament i imprimir-les en l'albarà. Si traspasseu les dades d'una comanda amb observacions, aquestes s'inclouran en aquesta pestanya. El format per defecte del programa inclou les observacions. Si voleu imprimir-les en els vostres documents, heu de modificar el format a Configurar-> Disenyar albarans i afegir (menú recuperar) els camps "ALBARÀ-> OBSERVACIONS" i "Observacions:". En aquesta pestanya també es pot indicar un format d'impressió específic per a aquest albarà en cas de ser necessari.

ARXIUS RELACIONATS: En altes i modificacions es poden adjuntar arxius relacionats (com un pressupost detallat en Word, la fitxa tècnica d'un article o una factura d'un proveïdor en PDF). Premi el botó de cerca per a indicar l'arxiu relacionat. Per a accedir al document premi el botó obrir i Windows l'obrirà amb el programa que tingui assignat per defecte per a aquesta mena d'arxiu. En indicar un arxiu relacionat, es desa una còpia del document en la carpeta docs del programa.

Pestanya cobraments: En pressupostos, comandes i albarans es poden introduir rebuts corresponents a cobraments a compte. Per afegir un pagament a compte afegiu un rebut. El programa afegirà un rebut per l'import total del document amb la data del dia a les caselles de dates d'emissió, venciment i cobrament i per un import igual al total de la factura. Modifiqueu l'import indicant la quantitat entregada a compte. Si heu d'afegir altres pagaments a compte repeteix el procés. En generar els rebuts d'una factura, es descomptaran els rebuts a compte cobrats del client segons el criteri indicat a Preferències.

---

Temes relacionats:

Línies de detall en albarans.
Gestió de transportistes.
Opcions generals de manteniment.