Camps de l'Arxiu d'Albarans de proveïdors

Pantalla de detall:

ENLLAÇOS AMB ALTRES ARXIUS: En altes i modificacions tenim accés (mitjançant els botons de cerca o prement F4 dins dels camps que ho admeten) al manteniment de:

• Codi del proveïdor (de l'empresa propietària de l'arxiu de proveïdors).
• Almagatzem (de l'empresa propietària de l'arxiu d'almagatzems).
• Codi del client (de l'empresa propietària de l'arxiu de clients, per a enviaments directes del proveïdor al client).
• Adreça d'enviament (en cas de ser diferent de la del client).
• Monedes (si s'activen les compres en divises).
• Formes de pagament (pestanya Albarà2, per a pagaments a compte).

En consultes tenim accés al manteniment d'articles i categories mitjançant els botons de cerca que apareixen en fer clic o prement F4 dins dels camps corresponents.

En consultes, en fer doble clic sobre el camp número d'albarà o clic al botó "veure document" , s'obre l'albarà. Un cop facturat, les factures també es poden consultar de la mateixa manera.

CAMPS DESTACATS:

Número d'albarà. El valor d'aquest camp és únic per a tot l'arxiu. En Altes no es permet afegir un registre amb un codi que ja existeixi. Pot tenir numeració automàtica. Consulteu Numeracions.

Data d'albarà: per defecte la del dia en altes. Prement F4 o fent doble clic apareix el calendari.

Facturat en (comprovant). En crear una factura de compres i despeses facturant per albarans, queda marcat l'albarà amb el número de la factura emesa.

Comanda. En donar d'alta un albarà prenent les dades d'una comanda, queda marcat l'albarà amb el número de comanda al qual correspon. Un cop indicada la comanda, es pot consultar prement el botó consultar . En albarans de compra, al costat del número de comanda també es troba el botó per a comparar l'albarà amb la comanda .
Per utilitzar aquesta opció, la mecànica és la següent: Es omple l'albarà manualment o escanejant els articles i, un cop ple i/o gravat, s'introdueix el número de comanda i es prem el botó comparar (això es pot fer en el mateix procés d'alta o un cop gravat, modificant l'albarà).
El programa comprova els articles, preus i descomptes de l'albarà amb els de la comanda i mostra un log amb les diferències. Al mateix temps, si l'albarà conté dades d'una sola comanda, vincula les línies de l'albarà amb les de la comanda i quan es grava l'albarà, actualitza les unitats servides a la comanda.
En consultes, també està disponible el botó comparar però només mostra les diferències sense descomptar les unitats servides.
Per utilitzar l'opció de comparar és imprescindible que els articles de la comanda estiguin "agrupats" en una sola línia (Exemple si es demanen 5 unitats de l'article A, que no hi hagi una línia amb 3 unitats i una altra amb 2 unitats) ja que si no:
Ho compararia i descomptaria

Totes les unitats de la primera línia que trobés i en el registre donaria el missatge de que s'han servit unitats de més en la primera línia i que falta per servir en la segona. Això cal tenir-ho en compte si s'utilitzen números de sèrie ja que, per poder indicar-ho, cada unitat de l'article ha d'estar en una línia.
Modificant la comanda i tornant a comparar-se solucionarien els missatges.

-Omplir i exportar línies de detall en CSV: La importació en CSV en documents de compres i de vendes es realitza polsant el botó dret del ratolí sobre la reixeta del detall (en altes i modificacions) i seleccionant l'opció Importar CSV. Per exportar les línies de detall ja introduïdes, en consultes, altes o modificacions, n'hi ha prou amb seleccionar l'opció Exportar CSV al polsar el botó dret del ratolí sobre la reixeta del detall.

Magatzem: Si l'empresa té el control d'estoc activat, es demana el magatzem on entren els articles. Pot ser qualsevol magatzem que existeixi en l'arxiu de magatzems de l'empresa. Per defecte es posa el magatzem 0 que correspon al magatzem central.

Codi del proveïdor: El programa agafa per defecte les dades del proveïdor que poden canviar-se en cada albarà.

La Referència del proveïdor es pren per defecte del que s'indica en el proveïdor, encara que es poden canviar en cada albarà.

Els camps Exempt de l'IVA i Recàrrec d'equivalència es prenen per defecte del que s'indica en el proveïdor, encara que es poden canviar en cada albarà.

Enviar al client: Per aquells casos en què el proveïdor envia directament els articles i l'albarà al client, el programa permet indicar el client i/o una adreça d'enviament. Si no s'indica cap adreça d'enviament, s'agafarà per defecte la indicada en la suite.

Descomptes: En albarans existeixen dos tipus de descomptes:

• Descompte per línia: S'aplica a cada article, servei o línia de facturació. Es pot introduir qualsevol % de fins a 4 decimals o l'import del descompte i pot ser diferent en cada línia. El programa ho calcula sobre la base del descompte i ho resta d'ella, posant el resultat en el camp import amb el descompte ja calculat.
• Descompte General: S'aplica sobre tots els articles que tinguin el camp Dto. General = S., prenent com a base el camp import (que podria incloure els descomptes per línia) El percentatge aplicat és el mateix per a tots els articles i es posa en el camp Dto. Article de la factura. Aquest percentatge es pren per defecte del client, però es pot variar en cada factura.

Càlcul manual d'importes. Activar aquesta casella per introduir els importes manualment en cas que els arrodoniments de la comanda del proveïdor no coincideixin amb els que fa el programa. Encara que admet qualsevol import, sí que comprova que el total sigui la suma de les bases i els impostos.

A la pestanya Albarà 2 es pot indicar pagaments a compte i arxius relacionats.

PAGAMENTS A COMPTE: En comandes i albarans de proveïdor es pot indicar pagaments a compte. Per afegir un pagament a compte afegiu un rebut. El programa afegirà un rebut per l'import total del document amb la data del dia en les caselles de dates d'emissió, venciment i cobrament i per un import igual al total de la factura. Modifiqueu l'import indicant la quantitat entregada a compte. Si ha d'afegir altres pagaments a compte repetiu el procés. En generar els rebuts d'una factura de compra, s'inclouran els rebuts a compte pagats al proveïdor segons el criteri indicat en Preferències i s'afegirà un rebut per l'import pendent. Si utilitza ordres de pagament SEPA recordeu que el rebut ha d'estar pendent (sense data de pagament), tenir marcada la casella Transferència i constar el compte on fer l'ingrés. La casella Transferència i el compte de pagament s'indiquen automàticament si la forma de pagament té marcada la casella Transferència bancària i el proveïdor té el compte anotat a la suite.

ARXIUS RELACIONATS: En altes i modificacions es poden adjuntar arxius relacionats (com un pressupost detallat en Word, la fitxa tècnica d'un article o una factura d'un proveïdor en PDF). Premi el botó de cerca per a indicar l'arxiu relacionat. Per a accedir al document premi el botó obrir i Windows l'obrirà amb el programa que tingui assignat per defecte per a aquesta mena d'arxiu. En indicar un arxiu relacionat, es desa una còpia del document en la carpeta docs del programa.

Temes relacionats: