En aquest article detallarem com fer la importació d’articles en csv per omplir els arxius del programa QFACWIN.
La manera més ràpida d’introduïr articles en el programari de gestió és a través d’una importació en csv (delimitat per comes). L’arxiu ha de tenir, a la primera fila, els noms dels camps a importar i cada article es descriu en una fila.
Presionant el botó d’ajuda a la pantalla del menú Utilitats-> Importar es poden consultar els noms dels camps i les seves característiques. La informació també està disponible al manual en línia.
Una qüestió important a tenir en compte a les importacions és l’obligatorietat d’alguns camps. A la columna obligatori hi ha tres opcions:
-Sempre: S’ha d’incluïr sempre que es faci una importació. Sol ser el codi que identifica el registre al programa.
-Si: És necessari incluïr els camps marcats amb Si per donar d’alta registres, en aquest cas, articles. Si els articles ja estan grabats al programa i amb la importació només es modificaran algunes dades, no és necessari incluïr-los.
-No: Són camps opcionals que poden incluïr-se o no a les importacions en funció de les dades a afegir o modificar.
En aquest cas, per donar d’alta articles, el csv ha d’incluïr, al menys, els camps del codi, que és obligatori sempre i els marcats amb Si: el nom, la categoria a la que pertany i els tipus d’impost de compra i de venda.
Tant les categories com els tipus d’impost han d’estar donats d’alta al programa abans de fer la importació.
Els altres camps poden afegir-se o no en funció de les dades disponbles. A la imatge es mostren els camps necessaris per donar d’alta els artícles amb els preus per les tarifes 0 i 1:
Si s’importen les fotos, les columnes CFOTOx han de contenir el nom de l’arxiu de la imagen sense incluïr carpetes (per exemple: software.jpg).
Si a la pantalla d’importació (utilitats -> Importar) es marca la casella “Validar Fotos”, abans d’importar s’han de copiar els arxius de les fotos a la carpeta /Fotos que hi ha dins de la carpeta de l’empresa a QFACWIN ja que el programa comprova si l’arxiu de la foto de l’article a importar està en aquesta carpeta. Si no es troba l’arxiu, mostra un missatge d’error i no s’actualitza l’article. Si es desmarca la casella “validar fotos”, un cop feta la importació, s’han de copiar els arxius de les fotos a la carpeta /Fotos de l’empresa a QFACWIN. La carpeta Fotos està, per defecte, a c:/Archivos de programa/QFACWIN/xxx/fotos (xxx= código de la empresa).
Si els articles tenen atributs (talles i colors) s’han d’afegir en una importació posterior.
A la carpeta Importar de QFACWIN hi ha un exemple molt complet d’importació d’artícles (per defecte a C/Archivos de programa/QFACWIN/importar).
Un cop completat el xls amb les dades disponibles, es guarda com csv delimitat per comes i es tanca l’arxiu.
Al menú Utilitats-> Importar, es prem el botó Importar articles i es selecciona el csv.
Al fer la importació es va registrant el procés en un log. Aquest log es pot guardar i revisar en cas de que s’hagi produït algun error.
Es molt importante fer sempre una copia de seguretat (Utilitats-> Copies de seguretat) abans de cualsevol importació ja que és un procés irreversible.
Molt interessant, gràcies.