Amb la fi de l’any arriba el moment de tancar l’exercici fiscal. Amb QFACWIN és molt senzill: només cal canviar la numeració o la sèrie de les factures o bé crear una nova empresa.
Per tancar l’any fiscal, tècnicament no és necessari fer res ja que tots els llistats, estadístiques i informes poden acotar-se per dates o trimestres fiscals. No obstant això, el més habitual és començar l’exercici fiscal canviant numeracions dels comprovants de de compra i de les factures o bé afegir una o diverses sèries de facturació per les vendes del nou any.
No s’aconsella crear una nova empresa per a cada exercici, ja que les dades històriques es poden consultar més ràpidament en una sola empresa que en vàries.
Canviar numeracions
Un error comú que no s’ha de cometre és començar les numeracions amb el nombre de l’any deixant 4 dígits per a la numeració: Per exemple començar amb el 20210000. Aquestes numeracions tan llargues, tenen l’inconvenient que en alguns llistats o formats d’impressió no caben i es tallen, sobreimprimeixen o salten de línia. Si vol que les factures comencin per l’any, utilitzi només els dos últims dígits per exemple, començar amb el 210000. En el cas de les factures, si s’utilitza una sèrie amb l’any, s’aconsella que sigui amb els dos dígits, per exemple 21-.
Les numeracions es canvien en el menú Configurar-> Numeracions d’empresa. En fer dos clics (no doble clic) en la casella corresponent a l’últim número es pot editar i escriure directament el número anterior al primer que volem utilitzar o indicar-ho utilitzant les fletxes a dalt/a baix.
Per exemple, si l’última compra de l’any és la 1.735 i volem que la primera del següent sigui la 2.000 cal indicar 1.999 perquè, en afegir un document, el programa suma 1 al nombre que apareix en les numeracions. Sempre és aconsellable deixar un marge en la numeració per si cal fer algun canvi com afegir una compra de desembre que ens arriba a primers d’any.
Per a les vendes també podem canviar numeració tenint en compte la longitud com s’ha indicat abans, o utilitzar una sèrie de facturació diferent per al nou any.
Afegir una sèrie
Les sèries de facturació s’afegeixen modificant l’empresa i accedint a la pestanya Preferències. Cal recordar que si s’accedeix a aquesta pestanya consultant l’empresa, no apareix l’opció per afegir sèries. Per afegir una sèrie, escrivim el seu literal en el camp Nova Sèrie i premem el botó Crear Sèrie.
Una vegada afegida, cal indicar-la com a sèrie principal de facturació en el desplegable de la part superior de la mateixa pestanya i guardar els canvis:
Canviar d’empresa
És aconsellable canviar d’empresa quan conté moltes dades obsoletes (articles, proveïdors o clients), ja que si apareixen en algun document (factures, albarans…,) no es poden esborrar. En l’empresa nova si poden esborrar-se, perquè no existeixen documents vinculats.
En crear una empresa per al nou exercici fiscal amb dades de la de l’anterior exercici, s’han de COPIAR (mai compartir) les dades. No és aconsellable que empreses de diferents períodes comparteixin dades, ja que no es podran eliminar les dades obsoletes si tenen documents en l’empresa propietària dels arxius.
Per afegir una nova empresa podem prémer el botó Afegir o Duplicar. L’avantatge de fer-ho amb el botó Duplicar és que totes dades indicades en les diferents pestanyes de l’empresa es conservaran en la nova i no serà necessari indicar les dades de l’empresa, formats d’impressió per defecte o els paràmetres del traspàs comptable.
Just després d’afegir l’empresa per al nou exercici fiscal, una vegada creats els arxius i acceptat el missatge d’empresa creada, apareix la pantalla de copiar dades d’una altra empresa. N’hi ha prou amb indicar el codi de l’empresa de la qual s’han de copiar les dades i marcar les caselles corresponents a les dades que volem copiar a la nova empresa.
Cal tenir en compte que en la nova empresa no es reflectiran les dades d’exercicis fiscals anteriors en les suites de clients i proveïdors ni en les fitxes dels articles. Es poden consultar en els llistats i estadístiques, afegint les empreses en fer-los. També es pot afegir per defecte l’empresa de l’any anterior en tots els llistats i estadístiques indicant-ho en la pestanya Tarifes i consolidació de l’Empresa.